Das Wartungsdashboard zeigt, was fällig ist. Dein Monteur füllt das Protokoll offline auf dem Tablet aus – mit Fotos, Messwerten und Kundensignatur. Zurück kommt eine unveränderbare PDF, sauber an der Anlage abgelegt.
Der Kunde ruft an: Die Kühlzelle im Nebenraum sei seit zwei Jahren nicht mehr gewartet worden, ob das sein könne. Du weißt es nicht. Du müsstest den Ordner holen, die letzte Rechnung suchen und hoffen, dass der Monteur den Zettel damals überhaupt abgegeben hat. Am Telefon sagst du: Ich melde mich Montag.
Mit KlimaCraft siehst du nach, während er noch dran ist. Jede Wartung hängt an der Anlage – mit Datum, Messwerten, Fotos und der Unterschrift des Kunden. Und die nächste Fälligkeit steht im Dashboard, bevor der Kunde überhaupt anruft.
Kälteanlagen stehen selten dort, wo es guten Empfang gibt: Maschinenraum, Keller, Dach. KlimaCraft funktioniert komplett offline – und synchronisiert automatisch, sobald wieder Netz da ist. Kein „mach ich abends im Büro nochmal“, nichts geht verloren.
Jede Anlage kennt ihr Wartungsintervall. KlimaCraft meldet automatisch, was fällig wird – und macht aus der fälligen Wartung per Klick ein fertig geplantes Projekt mit dem passenden Protokoll, dem richtigen Monteur und der Anlage.
Ein Wartungsvertrag ist eine Liste von Anlagen mit einem Versprechen daran: wie oft, welcher Umfang, zu welchem Preis, bis wann. In den meisten Betrieben steht dieses Versprechen in einem Word-Dokument im Kundenordner – und der Wartungsplan daneben in einer Tabelle. Wer beides zusammenhält, macht das von Hand und merkt es erst, wenn eine Anlage durchfällt.
In KlimaCraft ist der Vertrag das Original, aus dem der Rest folgt. Du wählst den Kunden, hakst seine Anlagen an – Typ, Kältemittel, Füllmenge und Standort stehen schon da – und legst Laufzeit, Intervall und Preis fest.
Kunde wählen, Anlagen anhaken. Nichts abtippen – was am Anlagenbuch hängt, steht im Vertrag.
KlimaCraft schlägt die Leistungspositionen vor. Du streichst und ergänzt, bevor der Vertrag entsteht.
Der fertige Vertrag wird im System unterschrieben. Kein Ausdrucken, kein Einscannen, kein Suchen.
Nach jeder erledigten Wartung steht der nächste Termin – aus dem Vertragsintervall oder der Prüffrist.
Einsatzplanung im Kältebetrieb heißt: fällige Wartungen, Störungen und Projekte auf Monteure und Tage verteilen, ohne dass sich etwas doppelt oder jemand vergessen wird. In KlimaCraft passiert das dort, wo die Aufträge entstehen – nicht in einer separaten Planungstabelle.
Termin, Monteur bzw. Team und Anlage sind sofort verknüpft – inklusive passendem Protokoll und Materialbedarf.
Ist ein Monteur schon verplant, merkt es KlimaCraft – bevor der Kunde es merkt.
Eine Störungsmeldung wird zum Serviceauftrag mit Anlage, Historie und Material – und lässt sich in die bestehende Wochenplanung einschieben. Genau das, was eine Kundendienstsoftware für Kälteanlagenbauer können muss.
Fällige Wartungen lassen sich nach Kunde und Standort filtern; Anfahrten und Anfahrtskosten stehen am Projekt und fließen in die Nachkalkulation. Wie sich daraus systematisch Wochenrouten planen lassen, steht im Leitfaden zur Tourenplanung für Kältebetriebe.
Jeder Kälte- und Klimabetrieb hat seine Protokolle. Über Jahre gewachsen, auf den eigenen Anlagenbestand zugeschnitten, mit Feldern, die genau dort stehen, wo der Monteur sie sucht. Und alle haben denselben Weg: Der Zettel fährt mit zur Anlage, wird bei schlechtem Licht und mit kalten Fingern ausgefüllt, liegt drei Tage im Auto, kommt ins Büro, wird abgetippt oder eingescannt, wird abgeheftet. Was auf dem Zettel steht, steht danach in einem Ordner – und nirgendwo sonst.
Die meisten Softwareanbieter lösen das so: Sie geben dir einen Editor und du baust deine Formulare selbst nach. Wir machen es anders. Beim Start schickst du uns deine Protokolle – als PDF, als Word-Datei oder abfotografiert – und wir bauen sie nach. Dieselben Felder, dieselbe Reihenfolge, dieselben Begriffe. Nur eben ausfüllbar, mit Pflichtfeldern dort, wo etwas nicht fehlen darf, und mit Auswahllisten statt handschriftlicher Kürzel.
Der Grund ist nicht Bequemlichkeit, sondern Akzeptanz: Ein Monteur, der ein fremdes Formular vorgesetzt bekommt, füllt es schlechter aus als sein eigenes. Ein Umstieg scheitert selten an der Software und fast immer daran, dass die Leute im Feld nicht mitgehen. Wenn das Tablet dasselbe zeigt wie der Zettel vorher, entfällt dieser Streitpunkt.
Ein digitalisiertes Formular allein ist nur ein PDF mit Textfeldern. Der Unterschied entsteht danach:
Damit kehrt sich die Richtung um. Bisher war das Wartungsprotokoll das Ende eines Vorgangs: ausgefüllt, abgeheftet, vergessen. In KlimaCraft ist es die Datenquelle, aus der Anlagenakte, Nachweisführung und der nächste Termin entstehen. Deshalb entsteht das digitale Anlagenbuch auch nebenbei und nicht als Zusatzarbeit.
Was der Monteur einträgt, bleibt nicht im Dokument stehen. Messwerte, nachgefüllte Kältemittelmenge, Bauteilzustand und Prüfergebnis schreiben in die Anlagenakte zurück. Die Füllmenge ändert sich, das CO₂-Äquivalent rechnet sich neu, das Prüfintervall verschiebt sich mit. Niemand pflegt Stammdaten nach – die Wartung ist die Pflege.
Jedes fertige Protokoll liegt am Anlagendatensatz und beim Kunden. Wer die Anlage öffnet, sieht ihre gesamte Historie; wer den Kunden öffnet, sieht alle Dokumente, die er je bekommen hat. Kein Suchen in Ordnern, kein „welche Anlage war das nochmal“.
Mit dem Abschluss terminiert KlimaCraft den Folgetermin – aus dem vereinbarten Intervall des Wartungsvertrags oder aus der gesetzlichen Prüffrist, je nachdem, welche zuerst greift. Wird sie fällig, taucht sie wieder in der Planung auf. Wiederkehrender Umsatz, der nicht daran hängt, ob jemand daran denkt.
Nach der Unterschrift auf dem Tablet entsteht das PDF und geht raus – nicht Tage später aus dem Büro. Für den Betreiber ist genau das der sichtbare Qualitätsunterschied.
Für die Wartung technischer Anlagen in Gebäuden gibt es keine gesetzliche Leistungsliste, aber eine anerkannte: die VDMA-Einheitsblattreihe 24186. Für kältetechnische Geräte und Anlagen ist Teil 3 maßgeblich, für lufttechnische Geräte und Anlagen Teil 1 – und wer beides betreut, arbeitet mit zwei Leistungsprogrammen nebeneinander. Was in den Einheitsblättern konkret steht und wie sie sich von EN 378 und den F-Gase-Pflichten abgrenzen, erklärt der Beitrag zu VDMA 24186.
Hier geht es um das andere Ende: wie das Leistungsprogramm in die Software kommt. In KlimaCraft ist eine Wartungsvorlage eine Liste von Prüfpunkten mit Ergebnisfeldern – i. O., Mangel, nicht zutreffend, Bemerkung – und du legst sie je Anlagentyp an. Wer nach VDMA 24186-3 arbeitet, bildet dessen Prüfpunkte einmal als Vorlage ab; danach bekommt jede Split-, VRF- oder Kühlzellenwartung dieselbe Struktur, und die Protokolle werden untereinander vergleichbar.
Nicht zu verwechseln mit VDI 6022. Die Richtlinie regelt die Hygieneanforderungen an raumlufttechnische Anlagen – Luftqualität, Filter, Hygieneinspektion – und sagt nichts über den Kältekreis. Beide gelten im selben Gebäude nebeneinander und werden regelmäßig verwechselt; wie sie sich unterscheiden, steht im Beitrag zur Hygieneinspektion nach VDI 6022.
Eine leere Vorlage zum Vergleichen gibt es kostenlos als Wartungsprotokoll für Klimaanlagen (Word und PDF).
Split, Multisplit, VRF, Kaltwassersatz, Kühlzelle, Wärmepumpe – jede mit den Prüfpunkten, die zu ihr gehören, statt einem Einheitsformular für alles.
Ein Protokoll lässt sich nicht abschließen, solange ein Pflichtpunkt offen ist. Das ist der Unterschied zwischen „wurde gemacht“ und „ist nachweisbar gemacht“.
Die Wartung nach VDMA 24186 und die gesetzliche Dichtheitskontrolle nach Verordnung (EU) 2024/573 haben verschiedene Auslöser und verschiedene Intervalle. KlimaCraft führt beide getrennt und terminiert die gesetzliche Frist nach dem CO₂-Äquivalent der Anlage – nachzulesen beim Kältemittel-Nachweis.
Weil dieselben Punkte in derselben Reihenfolge erfasst werden, entsteht über die Jahre eine Zeitreihe je Anlage. Schleichender Kältemittelverlust oder ein zusetzender Verflüssiger fallen darin auf, bevor der Kunde einen Ausfall meldet.
Baue deine Wartungsvorlagen selbst: Checkpunkte, Messfelder, Pflichtfelder, Fotos – je Anlagentyp unterschiedlich.
Sicht-, Grob- und Feindichtheitsprüfung sind Teil des Protokolls und fließen direkt in die Kältemittel-Nachweisführung.
Festgestellte Mängel erzeugen Folgeaufgaben – aus der Wartung wird das nächste Angebot.
Nach der Signatur wird das Protokoll als PDF eingefroren und an Anlage, Kunde und Projekt abgelegt.
Die nächste Wartung terminiert sich selbst – nach Intervall oder gesetzlicher Prüffrist.
Wartungsbericht direkt aus KlimaCraft an den Kunden senden – über dein eigenes Postfach, z. B. Outlook.
Ja. Ein Vertrag trägt beliebig viele Anlagen, auch über mehrere Standorte desselben Kunden. Intervall und Leistungsumfang legst du je Anlage fest – eine Kühlzelle kann viermal jährlich drankommen und die Splitanlage im Büro einmal, im selben Vertrag.
Nein. Schick uns beim Start deine Protokolle – als PDF, Word-Datei oder abfotografiert – und wir bauen sie nach: dieselben Felder, dieselbe Reihenfolge, dieselben Begriffe, nur ausfüllbar und mit Pflichtfeldern dort, wo etwas nicht fehlen darf. Danach kannst du sie im Protokoll-Editor jederzeit selbst weiterentwickeln, pro Anlagentyp eine eigene Vorlage. Der Grund für diese Reihenfolge ist praktisch: Ein Monteur füllt sein gewohntes Formular besser aus als ein fremdes, und daran entscheidet sich, ob eine Umstellung im Feld angenommen wird.
Ein handelsübliches Tablet oder Smartphone (iOS oder Android) genügt. Die KlimaCraft-App speichert alles lokal und synchronisiert automatisch, sobald wieder Netz da ist.
Nach der Unterschrift wird das Protokoll als unveränderbare PDF eingefroren – mit Zeitstempel, Messwerten, Fotos und Signatur. Das schafft Beweissicherheit für beide Seiten.
Aus einer fälligen Wartung wird per Klick ein eingeplanter Einsatz: Termin, Monteur bzw. Team und Anlage sind verknüpft, Doppelbuchungen erkennt KlimaCraft automatisch. Fällige Wartungen lassen sich nach Kunde und Standort filtern und bündeln.
KlimaCraft plant Einsätze mit Konflikterkennung und zeigt fällige Wartungen je Standort, sodass sich Termine derselben Region bündeln lassen; Anfahrten und Anfahrtskosten stehen am Projekt und fließen in die Nachkalkulation. Eine Routenoptimierung im Sinne eines Dispositionssystems ist das nicht – wie sich Wochenrouten in einem Kältebetrieb planen lassen, steht im Leitfaden zur Tourenplanung für Kältebetriebe.
Die Wartung ist eine vertragliche und technische Leistung – ihr Umfang ergibt sich aus dem Wartungsvertrag, den Herstellervorgaben und typischerweise dem Leistungsprogramm der VDMA 24186. Die Dichtheitskontrolle ist eine gesetzliche Pflicht nach Verordnung (EU) 2024/573; ihr Takt hängt allein am CO₂-Äquivalent der Füllmenge und nicht am Wartungsvertrag. Beides fällt oft auf denselben Termin, ist aber rechtlich getrennt. KlimaCraft führt deshalb zwei Fristen je Anlage – die vertragliche und die gesetzliche – und erinnert an beide einzeln.
Ja. Eine Wartungsvorlage in KlimaCraft ist eine Liste von Prüfpunkten mit den Ergebnisfeldern „i. O.“, „Mangel“, „nicht zutreffend“ und einem Bemerkungsfeld. Wer nach VDMA 24186-3 arbeitet, legt dessen Prüfpunkte einmal als Vorlage an und verwendet sie danach für jede Anlage dieses Typs. Für lufttechnische Anlagen nach Teil 1 lässt sich eine zweite Vorlage danebenstellen. Die Einheitsblätter selbst werden vom VDMA lizenziert und sind nicht Teil der Software.
Sieh in der Live-Demo, wie eine Wartung vom Fällig-Werden bis zur signierten PDF durchläuft – ohne einen einzigen Medienbruch.
Fehlt in eurem Wartungsprotokoll ein Feld, das ihr wirklich braucht? Sag mir welches – Schreib kurz oder ruf an. Genau davon lebt die Software.
