Kurz zusammengefasst: Die EU-Verordnung 2024/573 (die „neue F-Gase-Verordnung“) verpflichtet Betreiber und Fachbetriebe, für Kälte- und Klimaanlagen mit fluorierten Treibhausgasen lückenlose Aufzeichnungen zu führen – über Füllmengen, Dichtheitskontrollen, Reparaturen und die Entsorgung von Kältemitteln. Die Aufzeichnungen müssen mindestens fünf Jahre aufbewahrt werden. Wer die Dokumentation schleifen lässt, riskiert Bußgelder und Ärger mit dem Betreiber-Kunden.
Dieser Artikel ist der Grundlagen-Text unseres F-Gase-Clusters: Er sortiert die Pflichten getrennt nach Betreiber und Fachbetrieb, erklärt Dichtheitskontrollen, Anlagenbuch, Zertifizierung und Phase-Down – und verlinkt an jeder Stelle in die Tiefe. Wenn du nur fünf Minuten hast: Lies die Intervall-Tabelle, die Praxis-Checkliste am Ende und den Abschnitt zu den Fachbetriebspflichten. Alles andere kannst du nachschlagen, wenn der konkrete Fall auf dem Tisch liegt.
Grundsätzlich gilt: Je mehr Kältemittel (gemessen in CO₂-Äquivalent) in einer Anlage steckt, desto strenger die Pflichten. Die Dichtheitskontroll-Intervalle richten sich nach dem CO₂-Äquivalent der Füllmenge – ab 5 t CO₂e beginnt die regelmäßige Kontrollpflicht, mit kürzeren Intervallen bei größeren Füllmengen. Ein fest installiertes Leckage-Erkennungssystem kann die Intervalle verlängern.
| Füllmenge (GWP-gewichtet) | Ohne Leckage-Erkennung | Mit Leckage-Erkennung |
|---|---|---|
| ab 5 bis unter 50 t CO₂e | alle 12 Monate | alle 24 Monate |
| ab 50 bis unter 500 t CO₂e | alle 6 Monate | alle 12 Monate |
| ab 500 t CO₂e | alle 3 Monate | alle 6 Monate |
Quelle: Art. 5 der Verordnung (EU) 2024/573; Details im UBA-FAQ und im BFS-Merkblatt. Die Rechenwege mit Beispielen findest du im Artikel Dichtheitsprüfungs-Intervalle berechnen.
Wichtig für die Praxis: Die Berechnung des CO₂-Äquivalents hängt vom GWP-Wert des jeweiligen Kältemittels ab. Dieselben 10 kg Füllmenge können bei R-134a und R-449A in völlig unterschiedliche Kontrollklassen fallen. Genau hier passieren in Excel-Listen die meisten Fehler. Die GWP-Werte aller gängigen Kältemittel findest du gebündelt in der GWP-Tabelle.
Für jede betroffene Anlage muss ein Anlagenbuch (auch: Betreiberaufzeichnungen) geführt werden. Hinein gehören insbesondere:
Wie diese Aufzeichnungen konkret geführt werden und wie die Mengenbilanz aufgeht, erklärt der Beitrag Kältemittel-Nachweis & Kältemittelbuchhaltung Schritt für Schritt.
Betreiber ist, wer die tatsächliche Kontrolle über das technische Funktionieren der Anlage hat – in der Regel also der Kunde deines Fachbetriebs: der Supermarkt, das Hotel, die Arztpraxis, der Industriebetrieb. Für ihn ergeben sich aus der Verordnung fünf Kernpflichten:
In der Praxis delegiert der Betreiber fast alle diese Pflichten an seinen Kältefachbetrieb – die Verantwortung bleibt aber bei ihm. Genau deshalb ist ein Fachbetrieb, der die Fristen überwacht und das Anlagenbuch mitliefert, für Betreiber so wertvoll.
Für Kälte- und Klimafachbetriebe kommen eigene Pflichten dazu – unabhängig davon, was der Betreiber tut:
Grundlage der Personal-Zertifizierung ist die Durchführungsverordnung (EU) 2015/2067 in Verbindung mit der deutschen ChemKlimaschutzV: Der „Kälteschein" in den Kategorien I bis IV regelt, wer an welchen Anlagen arbeiten darf – von der uneingeschränkten Kategorie I bis zur Kategorie IV (Dichtheitskontrollen ohne Eingriff in den Kältekreislauf); die Zuordnung im Detail zeigt der Beitrag Kälteschein Kategorie 1–4: Welche brauche ich wofür?. Neu durch die Verordnung 2024/573: Bestehende Zertifikate bleiben gültig, müssen aber alle sieben Jahre aufgefrischt werden (Alt-Zertifikate gelten übergangsweise bis zum 12. März 2029). Hintergrund ist unter anderem der Umstieg auf natürliche und brennbare Kältemittel, für die zusätzliche Schulungsinhalte kommen.
Voraussetzungen, Kosten und Anbieter je Kategorie haben wir separat aufgeschrieben: Kälteschein: Kategorien I–IV, Voraussetzungen, Kosten.
Die Verordnung (EU) 2024/573 hat am 11. März 2024 die alte F-Gase-Verordnung 517/2014 abgelöst. Für den Betriebsalltag sind vor allem fünf Änderungen spürbar:
Wichtig: Aufzeichnungen, die du unter der alten Verordnung begonnen hast, laufen nahtlos weiter – die 5-Jahres-Aufbewahrung zählt fortlaufend, nicht ab Inkrafttreten neu.
Bei Wartung, Reparatur und Stilllegung muss das Kältemittel von zertifiziertem Personal zurückgewonnen werden – Ablassen ist keine Option und einer der teuersten Verstöße überhaupt. Ins Anlagenbuch gehören dabei: die rückgewonnene Menge, der Verbleib (Wiederverwendung an derselben Anlage, Abgabe an Recycling/Aufarbeitung oder Entsorgung) und bei Abgabe der Name und die Anschrift des übernehmenden Betriebs. Interessant fürs Geschäft: Recyceltes und aufgearbeitetes Kältemittel hat bei den Service-Verboten längere Übergangsfristen als Frischware – wer Rückgewinnung sauber dokumentiert, verschafft seinen Bestandskunden also buchstäblich mehr Zeit. Ohne lückenlose Chargen-Dokumentation darf aufgearbeitete Ware aber nicht eingesetzt werden – die Bilanz ist hier nicht Bürokratie, sondern Voraussetzung.
Die Wartung wird im Protokoll dokumentiert, die Kältemittelmenge in einer Excel-Liste, der Nachweis in einer dritten Software. Drei Systeme bedeuten drei Chancen, dass Zahlen auseinanderlaufen – und bei einer Prüfung fällt genau das auf.
Nach einer behobenen Leckage ist innerhalb eines Monats eine Nachkontrolle fällig. In der Zettelwirtschaft geht diese Frist regelmäßig unter.
Am Jahresende muss nachvollziehbar sein, wohin jedes Kilogramm Kältemittel geflossen ist – von der Charge im Lager bis zur einzelnen Anlage. Ohne systematische Buchung ist das kaum rekonstruierbar.
Mit der neuen Auffrischungspflicht wird auch der Kälteschein zum Fristen-Thema: Läuft die Auffrischung ab, darf der Monteur formal keine Dichtheitskontrolle mehr durchführen – und jede seiner Prüfungen steht auf wackligen Beinen. Die Zertifikats-Termine gehören deshalb in dieselbe Wiedervorlage wie die Anlagen-Prüffristen.
Die gute Nachricht: Alle geforderten Daten entstehen ohnehin bei der normalen Arbeit – bei Installation, Wartung und Reparatur. Das Problem ist nie die Datenerhebung, sondern die Übertragung in den Nachweis.
Genau deshalb haben wir KlimaCraft so gebaut, dass das Anlagenbuch automatisch als Nebenprodukt der Wartung entsteht: Der Monteur dokumentiert die Dichtheitsprüfung offline auf dem Tablet, bucht die nachgefüllte Menge – und KlimaCraft ordnet beides der Anlage zu, rechnet das CO₂-Äquivalent aus, terminiert die nächste Prüfung und archiviert den Nachweis fünf Jahre revisionssicher.
Sieh dir in der Live-Demo an, wie der F-Gas-Nachweis bei einer echten Wartung ganz nebenbei entsteht.
Live-Demo buchen →Bestehende Kältescheine bleiben gültig, müssen aber alle sieben Jahre aufgefrischt werden (Alt-Zertifikate gelten übergangsweise bis zum 12. März 2029). Welche Kategorie wofür reicht und was Lehrgänge kosten, steht im Artikel Kälteschein: Kategorien, Voraussetzungen, Kosten.
Parallel zu den Dokumentationspflichten verschärft die Verordnung den Ausstieg aus HFKW auf drei Wegen: Erstens sinkt die EU-weit verfügbare HFKW-Menge (Quote in CO₂-Äquivalent) in Stufen bis zum vollständigen Aus 2050 – Kältemittel mit hohem GWP werden dadurch absehbar teurer und knapper. Zweitens gelten Service-Verbote: Frischware mit GWP ≥ 2500 darf in stationären Kälteanlagen seit 2025 (Klimaanlagen: 2026) nicht mehr zum Nachfüllen verwendet werden; recycelte und aufgearbeitete Ware hat Übergangsfristen, und ab 2032 sinkt die Service-Grenze auf GWP 750. Drittens kommen Inverkehrbringungsverbote für Neugeräte – etwa GWP ≥ 750 bei Mono-Splitgeräten bis 12 kW seit 2025. Für die Betriebspraxis heißt das: Bei jeder Anlage mit R-404A, R-507 oder ähnlich hohem GWP gehört die Frage „reparieren, umrüsten oder ersetzen?" auf den Tisch – und die Kältemittel-Bilanz je Anlage wird zur Planungsgrundlage. Den vollständigen Zeitplan mit allen Terminen findest du im Artikel Kältemittelverbote 2025–2032.
Verstöße gegen Dichtheitskontroll- und Aufzeichnungspflichten sind Ordnungswidrigkeiten – mit Bußgeldern bis zu 50.000 € je Verstoß. Was wirklich droht und welche fünf Doku-Lücken am häufigsten sind: Bußgelder bei fehlender F-Gas-Dokumentation.
Geh die Liste einmal für deinen Betrieb durch – jedes „muss ich nachschauen" ist eine offene Flanke:
Wenn mehrere Haken fehlen, lohnt sich ein Blick auf eine systematische Lösung – ob mit KlimaCraft oder anders. Hauptsache, es ist keine Zettelwirtschaft.
Für Betreiber von Kälte-, Klima- und Wärmepumpenanlagen mit fluorierten Treibhausgasen sowie für die Fachbetriebe, die daran arbeiten. Betreiber müssen Dichtheitskontrollen und Aufzeichnungen sicherstellen, Fachbetriebe brauchen zertifiziertes Personal und führen die Arbeiten samt Dokumentation aus.
Ab 5 t CO₂-Äquivalent alle 12 Monate, ab 50 t alle 6 Monate, ab 500 t alle 3 Monate. Mit Leckage-Erkennungssystem verdoppeln sich die Intervalle; ab 500 t ist ein solches System Pflicht.
Mindestens 5 Jahre – für Betreiber und ausführende Fachbetriebe gleichermaßen (Art. 7 der Verordnung).
Ja: Bestehende Zertifikate bleiben gültig, müssen aber alle sieben Jahre aufgefrischt werden (Alt-Zertifikate gelten übergangsweise bis zum 12. März 2029). Details und Kosten im Kälteschein-Artikel.
Der Vollzug liegt bei den zuständigen Landesbehörden (je nach Bundesland z. B. Gewerbeaufsicht oder Umweltbehörde). Anlass sind oft Betriebsprüfungen, Beschwerden oder Auffälligkeiten – geprüft werden dann genau die Aufzeichnungen aus Art. 7. Wer sie digital und vollständig vorlegen kann, ist in Minuten fertig.
Bußgelder bis zu 50.000 € je Verstoß nach ChemKlimaschutzV i. V. m. dem Chemikaliengesetz – dazu Risiken bei Versicherung und Gewährleistung. Details im Bußgeld-Artikel.
Hinweis: Dieser Artikel gibt den Stand Juli 2026 vereinfacht wieder und ersetzt keine Rechtsberatung. Maßgeblich ist der Text der Verordnung (EU) 2024/573 sowie nationale Durchführungsvorschriften.
