VDKF-LEC ist die Software des Verbands Deutscher Kälte-Klima-Fachbetriebe für Kältemittel-Management und Leckage-Dokumentation. Für ihren Zweck – die anlagenbezogene Dokumentation von Kältemittelmengen und Dichtheitskontrollen – ist sie ein etabliertes, verbreitetes Werkzeug. Was sie nicht ist und nicht sein will: eine komplette Betriebslösung. Angebote, Projekte, Einsatzplanung, Lager und Rechnungen laufen in anderen Systemen. Genau daraus ergibt sich die Frage, um die es in diesem Artikel geht: Wann reicht ein spezialisiertes Dokumentations-Tool – und wann lohnt sich ein integriertes System?
Der VDKF (Verband Deutscher Kälte-Klima-Fachbetriebe) ist der Branchenverband der Kälte-Klima-Fachbetriebe in Deutschland. Mit VDKF-LEC (LEC steht für „Leakage & Energy Control“) stellt er seinen Mitgliedern und der Branche eine Software zur Verfügung, die auf einen klar umrissenen Zweck spezialisiert ist: das Kältemittel-Management und die Leckage-Dokumentation je Anlage.
In der Praxis heißt das: Anlagen werden mit ihren Stammdaten und Füllmengen erfasst, Kältemittel-Bewegungen und Dichtheitskontrollen dokumentiert, und daraus entstehen Auswertungen – etwa zu Leckraten über den Anlagenbestand. Das ist genau der Datenkern, den die F-Gase-Verordnung (EU) 2024/573 von Betreibern und Fachbetrieben verlangt (Verordnungstext auf EUR-Lex). Verbreitet ist VDKF-LEC vor allem in Innungs- und Verbandsbetrieben, für die die Software naheliegend über den Verband kommt.
Warum das Thema gerade an Gewicht gewinnt: Mit dem Phase-down der F-Gase steigen die Kältemittelpreise, die Dichtheitskontroll- und Aufzeichnungspflichten bleiben, und Betreiber fragen ihre Fachbetriebe zunehmend aktiv nach belastbaren Nachweisen. Ein Betrieb, der seine Kältemittel-Dokumentation nicht im Griff hat, riskiert nicht nur Bußgelder, sondern verliert im Zweifel den Wartungskunden an einen Wettbewerber, der das Anlagenbuch auf Knopfdruck liefern kann. Werkzeuge wie VDKF-LEC sind eine Antwort auf genau diesen Druck – die Frage ist nur, an welcher Stelle im Betriebsablauf die Dokumentation entsteht. Welche Systeme dafür sonst noch infrage kommen und woran sie sich unterscheiden, zeigt der Vergleich von acht Anbietern an sechs Branchenkriterien.
Kurz: Wer ausschließlich ein Werkzeug für die Kältemittel-Dokumentation sucht und den Rest seines Betriebs anderweitig organisiert hat, bekommt mit VDKF-LEC ein etabliertes, fachlich passendes Tool. Die veröffentlichten Preise stehen weiter unten im Abschnitt „Was VDKF-LEC kostet“; verbindlich ist dabei immer die Angabe des Herausgebers, und einzelne Funktionsdetails beschreibt der VDKF selbst am genauesten.
Die Grenzen von VDKF-LEC sind keine Schwächen der Software, sondern eine Folge ihres Zuschnitts: Sie ist ein spezialisiertes Dokumentations-Tool, kein komplettes Betriebssystem für den Fachbetrieb. Das bedeutet in der Praxis:
Alle Daten, die bei Wartung und Montage entstehen – welche Anlage, welcher Monteur, welche Kältemittelmenge, welches Prüfergebnis – müssen in das Dokumentations-Tool übertragen werden. Entweder über eine Schnittstelle, sofern für die eigene Software-Kombination vorhanden, oder von Hand. Und da beginnt die eigentliche Entscheidungsfrage.
| Aspekt | Separates Tool (z. B. VDKF-LEC) | Integriertes System |
|---|---|---|
| Kältemittel-Nachweis | Kernfunktion, fachlich ausgereift | Bestandteil des Systems, entsteht aus der Wartung heraus |
| Datenerfassung | Übertragung aus Wartung/Auftrag nötig (Schnittstelle oder manuell) | Einmalige Erfassung beim Einsatz vor Ort |
| Wartungsprotokoll & Nachweis | Zwei Vorgänge in zwei Systemen | Ein Vorgang – Protokoll und Nachweis nutzen dieselben Daten |
| Einsatzplanung, Angebote, Rechnung | Nicht enthalten, separate Systeme | Im selben System, mit denselben Anlagen- und Kundendaten |
| Fehlerquellen | Abweichungen zwischen Systemen möglich (Zahlendreher, vergessene Übertragung) | Eine Datenbasis, keine Übertragungsschritte |
| Einstiegshürde | Klein: ein Tool für einen Zweck | Größer: der Betrieb stellt seine Abläufe auf ein System um |
Ob ein separates Tool oder ein integriertes System besser passt, entscheidet sich fast immer an einer einzigen Frage: Wie oft fasst dein Betrieb dieselbe Information mehrfach an?
Ein typischer Wartungseinsatz erzeugt ein Wartungsprotokoll, eine Kältemittelbuchung, gegebenenfalls ein Dichtheitsprüfungs-Ergebnis mit Folgetermin – und am Ende eine Rechnung. Laufen diese vier Dinge durch vier Systeme, wird dieselbe Anlage viermal identifiziert, dieselbe Menge mehrfach eingetippt, derselbe Termin an mehreren Stellen gepflegt. Jede Übertragung kostet Zeit und ist eine Fehlerquelle. Bei fünf Anlagen im Monat fällt das nicht ins Gewicht. Bei fünfhundert Wartungen im Jahr wird es zum eigenen Arbeitspaket – und bei einer Prüfung fällt jede Abweichung zwischen den Systemen auf.
Dein Betrieb hat wenige nachweispflichtige Anlagen, der kaufmännische Teil läuft eingespielt in einer bestehenden Handwerkersoftware, und die Kältemittel-Dokumentation ist überschaubar. Dann erfüllt ein spezialisiertes Tool wie VDKF-LEC seinen Zweck – der Aufwand für einen Systemwechsel stünde in keinem Verhältnis zum Nutzen. Eventuell lohnt sich der Blick auf eine vorhandene Schnittstelle zu deiner Software.
Dein Wartungsbestand wächst, du beschäftigst mehrere Monteure, und die Dokumentationspflichten skalieren mit jedem Wartungsvertrag mit. Hier kippt die Rechnung: Die Doppelerfassung wächst linear mit dem Anlagenbestand, während sie in einem integrierten System schlicht nicht anfällt – der Nachweis entsteht als Nebenprodukt der Wartung, das digitale Anlagenbuch füllt sich mit den Daten, die der Monteur ohnehin erfasst.
Wer von einer Tool-Landschaft auf ein integriertes System wechselt, sollte auf zwei Dinge achten: die Übernahme des Anlagenbestands samt Historie (Alt-Nachweise müssen die Aufbewahrungsfrist über verfügbar bleiben) und einen Stichtag, ab dem nur noch im neuen System dokumentiert wird. Ein Parallelbetrieb über Monate erzeugt genau die Inkonsistenzen, die man loswerden wollte. Wie sich verschiedene Systemtypen grundsätzlich unterscheiden, haben wir im Branchensoftware-Vergleich aufgeschlüsselt.
Der Preis steht auf keiner der Seiten, die zu diesem Thema ranken, sondern nur im Shop des Verbands: 235,00 bis 655,00 € netto pro Jahr, gestaffelt nach VDKF-Mitgliedschaft, BIV-Mitgliedschaft, Innungszugehörigkeit, Nichtmitgliedschaft und der Variante für Sachkundige. Der Lizenzzeitraum läuft vom 1. April bis zum 31. März.
Und jetzt die ehrliche Rechnung: Für einen Ein-Mann-Betrieb, der ausschließlich dokumentieren muss und seine Aufträge ohnehin auf Papier oder in Excel abwickelt, ist LEC billiger – deutlich billiger. Wer diesen Satz weglässt, betreibt Werbung statt Beratung. Die Rechnung dreht sich erst an einer bestimmten Stelle, und die lässt sich beziffern.
| VDKF-LEC | Integriertes System (Beispiel KlimaCraft) | |
|---|---|---|
| Lizenzkosten | 235–655 € netto/Jahr, betriebsweit | 60 € pro Lizenz und Monat, zzgl. einmaliger Einrichtung |
| Deckt ab | Kältemitteldokumentation und Nachweisführung | Auftrag, Angebot, Wartung, Nachweis, Rechnung |
| Erfassung | im Büro, nach dem Einsatz | beim Einsatz, auf dem Tablet |
| Doppelerfassung | ja – Wartungsdaten werden übertragen | nein – eine Erfassung |
| Günstiger bei | ein bis zwei Personen, reine Dokumentation | ab etwa drei Personen oder wenn ohnehin eine Auftragssoftware nötig ist |
Der Umschlagpunkt liegt dort, wo die doppelte Erfassung mehr kostet als die Lizenzdifferenz. Rechne ihn mit deinen eigenen Zahlen nach – die Struktur ist immer dieselbe:
Bei 150 Anlagen übersteigt allein die Übertragungszeit die Lizenzgebühr um ein Vielfaches – bei 20 Anlagen tut sie das nicht. Das ist die Zahl, an der die Entscheidung hängt, und sie steht in keinem Prospekt. Was ein belastbarer Stundenverrechnungssatz ist, rechnet der Beitrag zum Stundenverrechnungssatz im Handwerk vor.
Die Frage, an der ein Wechsel tatsächlich scheitert, ist nie der Preis, sondern die Historie. Was übernommen wird:
Was in der Regel nicht automatisch mitkommt: freie Notizfelder, angehängte Dokumente und betriebsindividuelle Zusatzfelder. Die gehören in die Bestandsaufnahme vor dem Wechsel – nicht, weil sie sich nicht übernehmen ließen, sondern weil sie in jedem Betrieb anders heißen.
Wichtig für die Rechtslage: Die Fünf-Jahres-Aufbewahrungsfrist aus Artikel 7 der Verordnung (EU) 2024/573 läuft weiter, unabhängig davon, in welchem System die Daten liegen. Ein sauberer Übertrag ist deshalb kein Komfort, sondern die Voraussetzung dafür, dass bei der nächsten Prüfung eine lückenlose Akte vorliegt. Wie der Umstieg abläuft, steht bei der Kältemittel-Management-Software von KlimaCraft.
KlimaCraft erzeugt den F-Gas-Nachweis direkt aus der Wartung, statt ihn wie VDKF-LEC in einem getrennten Programm zu führen – eine Erfassung, eine Datenbasis. Sieh dir an, wie in KlimaCraft der F-Gas-Nachweis direkt aus der Wartung entsteht – eine Erfassung, eine Datenbasis.
Kältemittel-Management-Software von KlimaCraft ansehen →VDKF-LEC ist ein legitimes, etabliertes Werkzeug für die Aufgabe, für die es gebaut wurde – und der VDKF leistet als Verband viel für die Branche. Die Entscheidung „separates Tool oder integriertes System“ ist deshalb keine Frage von gut oder schlecht, sondern eine Frage des Betriebszuschnitts: Wer nur dokumentieren muss, dokumentiert mit einem Spezial-Tool gut. Wer ein wachsendes Wartungsgeschäft führt, bezahlt die Trennung von Dokumentation und Betriebsablauf jeden Tag mit Übertragungsaufwand – und sollte durchrechnen, was ihn die Doppelerfassung tatsächlich kostet.
VDKF-LEC ist die Software des Verbands Deutscher Kälte-Klima-Fachbetriebe (VDKF) für Kältemittel-Management und Leckage-Dokumentation. Sie ist auf die anlagenbezogene Dokumentation von Kältemittelmengen, Dichtheitskontrollen und Auswertungen spezialisiert und in Innungs- und Verbandsbetrieben verbreitet.
Nein, das ist auch nicht der Anspruch. VDKF-LEC ist ein spezialisiertes Dokumentations-Tool. Angebote, Projekte, Einsatzplanung, Lager und Rechnungen laufen in anderen Systemen; die Daten müssen zwischen den Systemen übertragen werden – manuell oder über Schnittstellen.
Es existieren Schnittstellen zu Handwerkersoftware, zum Beispiel zu Labelwin. Ob und wie gut die Anbindung für deinen konkreten Software-Stack funktioniert, klärst du am besten direkt mit dem VDKF und deinem Softwareanbieter.
Wenn die Doppelerfassung spürbar Zeit kostet: Sobald Wartungsprotokolle, Kältemittelbuchungen und Nachweise in mehreren Systemen parallel gepflegt werden und dabei regelmäßig Abweichungen entstehen, spricht viel für ein System, in dem der Nachweis als Nebenprodukt der Wartung entsteht.
Hinweis: Dieser Artikel gibt den Stand August 2026 vereinfacht wieder und ersetzt keine Rechtsberatung. VDKF und VDKF-LEC sind Angebote des Verbands Deutscher Kälte-Klima-Fachbetriebe; maßgeblich für Funktionsumfang und Konditionen sind die Angaben des VDKF. Maßgeblich für rechtliche Pflichten ist der Text der Verordnung (EU) 2024/573 sowie nationale Durchführungsvorschriften.
OT