Kurz zusammengefasst: Für jede Kälte- und Klimaanlage, die der Dichtheitskontrollpflicht unterliegt, müssen nach Art. 7 der Verordnung (EU) 2024/573 Aufzeichnungen geführt werden – das sogenannte Anlagenbuch. Hinein gehören Kältemitteltyp und -menge, alle nachgefüllten Mengen, die Ergebnisse jeder Dichtheitskontrolle, Leckagen samt Behebung und Nachkontrolle sowie rückgewonnene Mengen bei Stilllegung. Aufbewahrungsfrist: mindestens 5 Jahre – für Betreiber und Fachbetrieb. Die Verordnung schreibt keine bestimmte Form vor, Papier ist also erlaubt. Ob es klug ist, ist eine andere Frage.
In der Praxis kursieren mehrere Begriffe für dieselbe Sache – und ein paar für unterschiedliche Dinge:
Wichtig ist die Abgrenzung deshalb, weil bei einer Behördenkontrolle nach den Art.-7-Aufzeichnungen gefragt wird – ein liebevoll gepflegtes Serviceheft ersetzt sie nicht, wenn die Pflichtangaben fehlen.
Die Aufzeichnungspflicht knüpft an die Dichtheitskontrollpflicht an. Sie gilt für Einrichtungen mit Kältemitteln aus Anhang I (H-FKW/FKW) ab 5 t CO₂-Äquivalent – bei hermetisch geschlossenen Einrichtungen ab 10 t – sowie für Stoffe aus Anhang II Gruppe 1 (u. a. HFO) ab 1 kg Füllmenge, hermetisch geschlossen ab 2 kg. Das CO₂-Äquivalent berechnest du aus Füllmenge in kg × GWP des Kältemittels.
Damit ist die Schwelle niedriger, als viele denken: Ein Splitgerät mit wenigen Kilogramm R-410A (GWP 2.088) liegt schnell über 5 t CO₂e, eine Kühltheken-Verbundanlage im Markt sowieso. Wie du die Prüfintervalle daraus ableitest, haben wir im Artikel Dichtheitsprüfung: Intervalle nach CO₂-Äquivalent mit Rechenbeispielen durchgespielt. Den Gesamtüberblick über die Pflichten aus der neuen Verordnung gibt unser Grundlagenartikel zur F-Gase-Verordnung 2024.
Art. 7 der Verordnung (EU) 2024/573 zählt die Pflichtangaben auf. Die folgende Tabelle ordnet jedem Inhalt zu, wann er anfällt und woher er im Betriebsalltag kommt:
| Inhalt | Wann erfassen | Quelle im Betrieb |
|---|---|---|
| Menge und Typ des enthaltenen Kältemittels | Bei Anlagenaufnahme, danach bei jeder Änderung | Typenschild, Anlagendokumentation, Aufmaß bei Installation |
| Hinzugefügte Mengen – bei Installation, Wartung oder wegen Leckagen | Sofort bei jeder Befüllung/Nachfüllung | Wartungs-/Montagebericht des Monteurs, Waage, Flaschen-Charge |
| Angabe, ob das Kältemittel recycelt oder aufgearbeitet wurde – inkl. Name und Anschrift des Recycling-/Aufarbeitungsbetriebs | Bei jeder Befüllung mit recyceltem/aufgearbeitetem Kältemittel | Lieferschein bzw. Zertifikat des Lieferanten |
| Ergebnisse aller Dichtheitskontrollen mit Datum und Prüfer | Bei jeder Dichtheitskontrolle (12/6/3-Monats-Intervall) | Wartungsprotokoll, Sachkundenachweis des Prüfers |
| Festgestellte Leckagen, deren Behebung und die Nachkontrolle | Bei Leckagefund; Nachkontrolle frühestens 24 h, spätestens 1 Monat nach Reparatur | Reparaturbericht, Folgetermin im Kalender |
| Rückgewonnene Mengen bei Stilllegung und Verbleib des Kältemittels | Bei Außerbetriebnahme/Entsorgung | Entsorgungsnachweis, Rücknahmebeleg des Entsorgers |
Grundlage: Art. 7 Verordnung (EU) 2024/573. Details und Auslegungsfragen beantwortet das Umweltbundesamt in seinen FAQ (Link am Ende des Artikels).
Die Aufzeichnungen müssen mindestens 5 Jahre aufbewahrt werden. Und hier steckt der Punkt, der in vielen Betrieben untergeht: Die Pflicht trifft sowohl den Betreiber als auch den ausführenden Fachbetrieb. Du kannst dich als Fachbetrieb also nicht darauf verlassen, dass der Kunde „seinen Ordner“ hat – wenn die Behörde bei dir anfragt, musst du deine Kopie der Aufzeichnungen selbst vorlegen können. Fünf Jahre zurück, für jede betreute Anlage.
Formal ist der Betreiber für die Aufzeichnungen verantwortlich – er muss dafür sorgen, dass die Anlage geprüft wird und die Daten vorliegen. Der Fachbetrieb ist derjenige, bei dem die Daten tatsächlich entstehen: Er füllt nach, prüft, repariert – und muss die Aufzeichnungen über seine Arbeiten ebenfalls 5 Jahre aufheben. Hinzu kommen die nationalen Anforderungen der ChemKlimaschutzV an Sachkunde und Betriebszertifizierung.
In der Praxis heißt das: Der Fachbetrieb, der dem Betreiber das fertige, vollständige Anlagenbuch liefert, nimmt ihm eine Pflicht ab, die der Betreiber allein kaum erfüllen kann. Das ist keine Bürokratie-Last, sondern ein Kundenbindungsinstrument – der Betreiber wechselt ungern den Betrieb, bei dem seine komplette Anlagenhistorie liegt. Wer seine Kältemittelbilanz ohnehin nach dem VDKF-LEC-Ansatz führt, kennt das Prinzip – die Unterschiede haben wir im Artikel zu VDKF-LEC beschrieben.
Die Verordnung schreibt keine Form vor. Der Ordner im Schaltschrank ist genauso zulässig wie eine Datenbank. Die Unterschiede zeigen sich nicht bei der Erfassung, sondern fünf Jahre später bei der Kontrolle:
Solche Lücken sind keine Kleinigkeiten: Sie sind bußgeldbewehrt und für die Behörde der einfachste Prüfansatz. Welche Beträge im Raum stehen, liest du im Artikel zu Bußgeldern bei F-Gas-Dokumentationsmängeln.
Neben den F-Gas-Aufzeichnungen verlangt die EN 378 als anerkannte Regel der Technik eine Anlagendokumentation – mit Angaben zur Anlage, Betriebsanweisungen und Nachweisen über Instandhaltung und Änderungen. Sie zielt auf die Sicherheit der Anlage, nicht auf den Klimaschutz, überschneidet sich aber inhaltlich mit dem Anlagenbuch (etwa bei Reparaturen und Kältemittelfüllung). Wer beides in einem System führt, erfasst jeden Vorgang nur einmal. Die genauen Dokumentationsanforderungen der einzelnen Normteile solltest du für deinen Anwendungsfall in der aktuellen Normfassung nachschlagen.
Alle Pflichtangaben aus der Tabelle oben entstehen ohnehin bei der Arbeit – das Problem ist nie die Erhebung, sondern die Übertragung in den Nachweis. In KlimaCraft entsteht das Anlagenbuch deshalb automatisch als Nebenprodukt der Wartung: Der Monteur dokumentiert die Dichtheitsprüfung offline im Wartungsprotokoll, bucht nachgefülltes Kältemittel mit Chargen-Zuordnung – KlimaCraft berechnet CO₂-Äquivalent und Prüfintervall automatisch, legt Nachkontrollen auf Wiedervorlage und archiviert jeden Nachweis fünf Jahre als PDF. Doppelte Datenpflege entfällt komplett.
Sieh dir an, wie das Anlagenbuch bei einer echten Wartung ganz nebenbei entsteht – vom Tablet im Maschinenraum bis zum 5-Jahres-PDF-Archiv.
Digitales Anlagenbuch ansehen →Die Aufzeichnungspflicht nach Art. 7 der Verordnung (EU) 2024/573 liegt beim Betreiber. Die Aufbewahrungspflicht von mindestens 5 Jahren trifft aber sowohl den Betreiber als auch den ausführenden Fachbetrieb. In der Praxis führt meist der Fachbetrieb die Aufzeichnungen und stellt sie dem Betreiber zur Verfügung.
Mindestens 5 Jahre – und zwar sowohl vom Betreiber der Anlage als auch vom Fachbetrieb, der die Arbeiten ausgeführt hat. Beide müssen die Aufzeichnungen auf Verlangen der zuständigen Behörde vorlegen können.
Ja. Die Verordnung schreibt keine bestimmte Form vor – entscheidend ist, dass die Aufzeichnungen vollständig sind, mindestens 5 Jahre verfügbar bleiben und der Behörde auf Verlangen vorgelegt werden können. Ein digitales Anlagenbuch erfüllt das genauso wie ein Ordner, meist mit deutlich weniger Lücken.
Für alle Einrichtungen, die der Dichtheitskontrollpflicht unterliegen: bei Anhang-I-Kältemitteln (H-FKW/FKW) ab 5 t CO₂-Äquivalent (hermetisch geschlossen ab 10 t), bei Anhang-II-Gruppe-1-Stoffen wie HFO ab 1 kg Füllmenge (hermetisch ab 2 kg).
Fehlende oder unvollständige Aufzeichnungen sind bußgeldbewehrt und fallen bei Behördenkontrollen schnell auf, weil die Dokumentation der einfachste Prüfansatz ist. Zudem kann der Betreiber seine eigenen Pflichten nicht nachweisen – was auf den betreuenden Fachbetrieb zurückfällt.
Hinweis: Dieser Artikel gibt den Stand Juli 2026 vereinfacht wieder und ersetzt keine Rechtsberatung. Maßgeblich ist der Text der Verordnung (EU) 2024/573 sowie nationale Durchführungsvorschriften.
