Angebot, Projekt, Zeiterfassung, Lager und Rechnung kann eine gute Handwerkersoftware auch. Was ein Kälte- und Klimabetrieb zusätzlich braucht, liefert sie in der Regel nicht: Kühllast im Aufmaß, Anlagen mit Kältekreisen, ein Anlagenbuch nach F-Gase-Verordnung und Prüffristen, die sich aus Kältemittel und Füllmenge ergeben. Deshalb arbeiten viele Betriebe mit zwei Programmen. KlimaCraft ist eins – für Betriebe jeder Größe.
KlimaCraft ist eine Branchensoftware nur für Kälte- und Klimatechnik. Sie deckt alles ab, was der Betrieb im Alltag braucht – Aufmaß, Angebot, Projekt, Einsatzplanung, Zeiterfassung, Lager, Wartung, Rechnung und DATEV – und dazu, was eine Handwerkersoftware für viele Gewerke nicht kann: Das Aufmaß rechnet die Kühllast und schlägt Geräte vor, aus dem Angebot entstehen Projekt und Anlage, und jedes Inbetriebnahme- und Wartungsprotokoll bucht Kältemittel, Leckagen und Prüfergebnisse automatisch ins Anlagenbuch. Das Prüfintervall rechnet KlimaCraft aus Kältemittel und Füllmenge selbst. Damit ersetzt KlimaCraft die verbreitete Kombination aus Handwerkersoftware und VDKF-LEC – vom Gründer bis zum Betrieb mit mehreren Montageteams.
Kein Dachdecker führt ein Anlagenbuch, kein Elektriker rechnet CO₂-Äquivalente, kein SHK-Betrieb prüft, ob der Monteur für diese Anlage die richtige Zertifikatskategorie hat. Ein Kälte- und Klimabetrieb tut alles drei, an jeder Anlage, jedes Jahr. Genau hier trennt sich eine Branchensoftware von einer Gewerke-Software mit Kälte-Landingpage.
Die F-Gase-Verordnung kennt zwei Maßstäbe: Tonnen CO₂-Äquivalent und Kilogramm nach Anhang II Gruppe 1. Beide führen zu eigenen Intervallen, und es gilt der strengere. KlimaCraft rechnet beide aus Kältemittel und Füllmenge und nimmt den kleineren Wert. Ein geprüftes Leckage-Erkennungssystem verdoppelt das Intervall – aber nur, solange die Prüfung des Systems selbst keine zwölf Monate her ist.
Wenn ein Kreis nicht prüfpflichtig ist, reicht ein leeres Feld nicht. KlimaCraft schreibt den Grund dazu: hermetisch geschlossen und gekennzeichnet, 8,400 t CO₂e (Art. 5 Abs. 1 UAbs. 2). Wer eine Anlage übernimmt oder einer Behörde gegenübersteht, muss nicht raten, warum hier nichts ansteht.
Am Ende des Buchs steht nicht nur, was dokumentiert ist, sondern was fehlt – und zwar getrennt nach verstrichener Frist und fehlender Angabe. Versäumte Regelkontrolle, versäumte Nachkontrolle nach Art. 4 Abs. 5, fehlendes oder überfälliges Leckage-Erkennungssystem nach Art. 6, Kontrolle ohne Zertifikatsnummer nach Art. 7 Bst. e, Entnahme ohne Verbleib nach § 4 ChemKlimaschutzV. Sieben Prüfungen, und darunter ein Satz: vorlagefähig oder nicht.
Der Monteur füllt sein Inbetriebnahme-, Wartungs- oder Dichtheitsprotokoll aus – wie bisher auf Papier, nur auf dem Tablet. Was er dort einträgt, eingefüllt, entnommen, als Leckage erkannt, landet beim Abschließen automatisch als Kältemittelbewegung an der Anlage, mit Datum, Menge, Charge und Monteur. Niemand fährt ins Büro, um es in ein zweites Programm zu übertragen. Die Füllmenge rechnen wir dabei bewusst nicht hoch: Wer ein Kilogramm nachfüllt, tut es, weil eins fehlte.
Der teuerste Posten in einem Kältebetrieb ist nicht die Software, sondern die Zahl, die viermal eingetippt wird: im Angebot, im Projekt, im Protokoll und in der Rechnung. In KlimaCraft hängen diese Datensätze aneinander.
Viele Kälte- und Klimabetriebe kombinieren heute eine Handwerkersoftware für Angebot und Rechnung mit einem Programm für die Kältemittel-Dokumentation. Beides funktioniert – nur wird jede Wartung zweimal erfasst. So sieht das nebeneinander aus:
| Was der Betrieb braucht | Handwerkersoftware für viele Gewerke | Kältemittel-Dokumentation (z. B. VDKF-LEC) | KlimaCraft |
|---|---|---|---|
| Angebot, Projekt, Zeiterfassung, Rechnung | ✓ | – nicht vorgesehen | ✓ |
| Lager, DATANORM, IDS-Connect, GAEB, E-Rechnung, DATEV | ✓ | – | ✓ |
| Aufmaß mit Kühllast und Gerätevorschlag bis ins Angebot | teils Aufmaß ja, Kühllast nicht beschrieben | – | ✓ |
| Anlagen mit Kältemittel und Füllmenge | teils meist allgemeine Anlagenverwaltung | ✓ | ✓ je Kältekreis |
| Kältemittel-Nachweis nach Art. 7 VO (EU) 2024/573 | teils meist Checkliste oder Dateiablage | ✓ Kernaufgabe | ✓ entsteht aus dem Protokoll |
| Prüfintervall aus Kältemittel und Füllmenge | – nicht beschrieben | teils je nach Programm | ✓ beide Schwellen |
| Eine Erfassung vom Angebot bis ins Anlagenbuch | teils nur mit zweitem Programm | teils nur mit zweitem Programm | ✓ |
Stand 01.10.2026, nach den öffentlichen Funktionsbeschreibungen der Anbieter, u. a. TAIFUN, STREIT, pds, ToolTime, HERO, Plancraft, mfr, VDKF-LEC und FGasLog. „Nicht beschrieben“ heißt nicht „nicht vorhanden“ – frag in jeder Demo nach, auch in unserer.
KlimaCraft ist nicht nach Betriebsgröße gebaut, sondern nach den Abläufen der Branche. Wer gründet, bekommt einen fertigen Betrieb; wer wächst, nimmt seine Daten und Gewohnheiten mit.
Lohn und Bilanz bleiben beim Lohnbüro oder Steuerberater – KlimaCraft übergibt Rechnungen, Arbeitszeiten und Spesen per DATEV. Die Auslegung von Kältekreisen macht weiter die Auslegungssoftware, das ist der Normalfall. Und eine automatische Routenoptimierung gibt es heute noch nicht.
Eine, die beides kann: den kaufmännischen Alltag wie eine gute Handwerkersoftware – Angebot, Projekt, Zeiterfassung, Lager, Rechnung, DATEV – und die Pflichten der F-Gase-Verordnung, die nur diese Branche hat. KlimaCraft verbindet beides in einem System: Das Aufmaß rechnet die Kühllast und schlägt Geräte vor, aus dem Angebot wird das Projekt, aus dem Projekt die Anlage. Inbetriebnahme- und Wartungsprotokolle buchen Kältemittel und Leckagen automatisch ins Anlagenbuch, und das Prüfintervall rechnet KlimaCraft aus Kältemittel und Füllmenge selbst.
Ja. KlimaCraft ist nicht nach Betriebsgröße gebaut, sondern nach den Abläufen der Branche. Mehrere Montageteams, Rollen und Rechte je Mitarbeiter, Einsatzplanung mit Konflikterkennung, Lager und Bestellwesen mit DATANORM und IDS-Connect, GAEB, E-Rechnung und DATEV sind enthalten. Bestehende Daten – auch aus VDKF-LEC – übernehmen wir bei der Einrichtung, eigene Protokolle, Drucklayouts und Schnittstellen richten wir auf den Betrieb ein. Lizenzen werden pro Kopf gebucht und wachsen mit dem Team.
Nein. Viele Betriebe arbeiten heute mit zwei Programmen: einer Handwerkersoftware für Angebot und Rechnung und VDKF-LEC für die Kältemittel-Dokumentation. Dann wird jede Wartung zweimal erfasst. In KlimaCraft entsteht der Nachweis nach Art. 7 der Verordnung (EU) 2024/573 aus dem Wartungsprotokoll selbst. Den LEC-Export übernehmen wir beim Wechsel – was dabei mitkommt, steht im Beitrag zu VDKF-LEC.
Gerade dann. Wer neu gründet, bekommt nicht nur die Software, sondern fertige Vorlagen für Angebot, Rechnung und Projektabschluss sowie Inbetriebnahme-, Wartungs- und Dichtheitsprotokolle, die schon enthalten, was die F-Gase-Verordnung verlangt. Wir richten KlimaCraft ein und zeigen, wie andere Kältebetriebe ihre Abläufe organisieren. So entsteht das Anlagenbuch vom ersten Auftrag an. Was rechtlich zur Gründung gehört, steht im Beitrag Kältetechnik: selbstständig machen.
Lohnabrechnung und Bilanz – die bleiben beim Lohnbüro oder Steuerberater; KlimaCraft übergibt Rechnungen, Arbeitszeiten und Spesen per DATEV. Die Auslegung von Kältekreisen – dafür bleibt die Auslegungssoftware im Einsatz, das ist der Normalfall. Und eine automatische Routenoptimierung gibt es heute noch nicht; die Einsatzplanung zeigt Lücken je Mitarbeiter, Konflikte und Fahrzeiten.
Bring deine drei härtesten Fragen mit – wir beantworten sie am lebenden System, nicht mit Folien.
Lieber erst eine Frage stellen? Schreib uns kurz – wir antworten persönlich, ohne Verkaufsdruck.
