KlimaCraft spricht die Standards deiner Branche: vom Großhandels-Katalog über die Ausschreibung bis zum Steuerberater. Unten steht je Schnittstelle, was der Standard ist, was KlimaCraft konkret damit macht – und wie der Wechsel aus VDKF-LEC läuft.
Buchungsdaten, Belege und Debitoren sauber aufbereitet für deinen Steuerberater – per Klick exportiert, ohne Abtippen. Zeiterfassung fließt direkt in die Lohn-Zuarbeit.
✓ VerfügbarXRechnung und ZUGFeRD direkt aus dem Projekt – gesetzeskonform nach EN 16931, inklusive Validierung. Auch Eingangsrechnungen werden automatisch eingelesen.
✓ VerfügbarArtikelkataloge deiner Großhändler einlesen – Preise, Rabattgruppen und Stammdaten bleiben aktuell. Deine Angebote kalkulieren immer mit Tageskonditionen.
✓ VerfügbarDirekt aus KlimaCraft in den Shop deines Großhändlers springen, Warenkorb füllen – und die Positionen kommen automatisch zurück ins Projekt oder die Bestellung.
✓ VerfügbarLeistungsverzeichnisse aus Ausschreibungen (X83) einlesen, Positionen kalkulieren und dein Angebot normgerecht als X84 abgeben – ohne eine Position abzutippen.
✓ VerfügbarAngebote, Rechnungen und Wartungsberichte direkt aus KlimaCraft über dein eigenes Postfach versenden – anbinden lässt sich praktisch jedes E-Mail-Postfach, z. B. Outlook. Mit deinen Vorlagen, in deinem Namen, sauber dokumentiert am Vorgang.
✓ VerfügbarAndere Systeme direkt an KlimaCraft anbinden – Leads aus deiner Website ins CRM, Aufträge aus Portalen automatisch als Projekt. Individuelle Anbindungen haben wir für Kunden bereits mehrfach umgesetzt und bauen sie auch für deinen Betrieb.
✓ VerfügbarDATEV ist in Deutschland der De-facto-Standard für die Zusammenarbeit zwischen Betrieb und Steuerkanzlei. Übergeben werden Buchungssätze, Debitoren- und Kreditorenstammdaten und die zugehörigen Belegbilder – nicht die Rechnung als PDF im E-Mail-Anhang, sondern strukturierte Datensätze, die die Kanzlei direkt einlesen kann.
Buchungsdaten, Belege und Debitoren werden aufbereitet und per Klick exportiert – ohne Abtippen in der Kanzlei. Die erfassten Zeiten fließen zusätzlich in die Lohn-Zuarbeit, sodass Monteurstunden nicht zweimal erfasst werden. Für einen Kältebetrieb heißt das vor allem: Wartungspauschalen, Serviceeinsätze und Materialverkäufe landen in einem Rutsch beim Steuerberater, statt monatlich sortiert zu werden.
DATANORM ist das Austauschformat, mit dem Großhändler ihre Artikelstammdaten an Handwerkssoftware liefern: Artikelnummer, Bezeichnung, Preise, Rabattgruppen, Mengeneinheiten. Verbreitet sind die Versionen 4.0 und 5.0; geliefert wird typischerweise als Voll- oder Änderungsdienst in festen Abständen.
Die Kataloge deiner Großhändler werden eingelesen, Preise und Rabattgruppen bleiben aktuell, und deine Angebote kalkulieren mit den Konditionen, die heute gelten – nicht mit denen vom letzten Katalogstand. In der Kältetechnik betrifft das vor allem Kältemittel, Armaturen, Leitungsmaterial und Isolierung, also genau die Positionen, deren Preise sich am schnellsten bewegen. Welche Dateien dein Großhändler liefert, klären wir beim Onboarding und richten den Import gemeinsam ein.
IDS-Connect ist die Schnittstelle, über die Handwerkssoftware und Großhandels-Webshop miteinander sprechen. Der Ablauf heißt Round-Trip: Du springst aus deinem Auftrag heraus in den Shop, stellst dort den Warenkorb zusammen, und die Positionen kommen mit Preisen und Verfügbarkeiten zurück in den Vorgang.
Genau diesen Round-Trip – aus dem Projekt in den Shop deines Großhändlers und mit dem gefüllten Warenkorb zurück in Projekt oder Bestellung. Der Unterschied zu DATANORM: DATANORM liefert den Katalog im Voraus, IDS-Connect fragt tagesaktuell und weiß, ob das Teil morgen früh an der Abholtheke liegt. Beide zusammen sind der Normalfall – Katalog für die Kalkulation, IDS für die Beschaffung.
GAEB regelt den elektronischen Austausch von Leistungsverzeichnissen bei Ausschreibungen. Die Phasen tragen Dateikennungen: X81 ist das Leistungsverzeichnis, X83 die Angebotsaufforderung, X84 die Angebotsabgabe, X86 der Nebenangebotsdatenaustausch. Wer öffentliche oder größere gewerbliche Aufträge bearbeitet, bekommt die Ausschreibung in diesem Format – und muss im selben Format antworten.
Leistungsverzeichnisse werden als X83 eingelesen, die Positionen im System kalkuliert und das Angebot normgerecht als X84 zurückgegeben. Keine Position wird abgetippt, keine Ordnungszahl geht verloren. Für Kälteanlagenbauer ist das der Unterschied zwischen „wir bewerben uns auf Ausschreibungen“ und „wir bewerben uns nicht, weil es zu aufwendig ist“.
Seit dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen im B2B empfangen können; für den Versand laufen gestaffelte Übergangsfristen. Maßgeblich ist die europäische Norm EN 16931. In Deutschland gibt es zwei Ausprägungen: XRechnung als reines XML, verpflichtend gegenüber öffentlichen Auftraggebern, und ZUGFeRD als PDF mit eingebettetem XML – lesbar für Menschen und Maschinen zugleich.
Ausgangsrechnungen entstehen direkt aus dem Projekt als XRechnung oder ZUGFeRD, gesetzeskonform nach EN 16931 und mit Validierung vor dem Versand. Eingangsrechnungen werden automatisch eingelesen. Wie das mit Wartungspauschalen, Serviceaufträgen und DATEV zusammenspielt, steht auf der Seite zum Rechnungsprogramm für Kältebetriebe.
Angebote, Rechnungen und Wartungsberichte gehen über dein eigenes Postfach hinaus – mit deinen Vorlagen, in deinem Namen, dokumentiert am Vorgang. Anbinden lässt sich praktisch jedes E-Mail-Postfach.
Darüber hinaus gibt es Webhooks und eine API für alles, wofür es keinen Branchenstandard gibt: Leads aus deiner Website ins CRM, Aufträge aus einer Portalplattform automatisch als Projekt. Solche individuellen Anbindungen haben wir für Kunden bereits mehrfach umgesetzt – ein Beispiel steht direkt unter diesem Abschnitt.
VDKF-LEC ist in vielen Kältebetrieben das Werkzeug für die Kältemittelbilanz – und der häufigste Ausgangspunkt, wenn ein Betrieb auf ein durchgängiges System umsteigt. Anlagenstamm, Füllmengen und Bilanzhistorie müssen dabei mit, sonst beginnt die Nachweisführung bei null.
Wir übernehmen diese Daten beim Onboarding. Was VDKF-LEC kann, wo die Grenzen liegen und wann sich der Wechsel rechnet, steht ausführlich im Beitrag zur VDKF-LEC-Migration.
Ein KlimaCraft-Betrieb bekommt seine Aufträge per E-Mail über eine Auftragsplattform. KlimaCraft liest jede eingehende Mail automatisch aus und legt daraus direkt das Projekt an – mit Adresse, zuständigem Mitarbeiter und den Aufgaben, die vor Ort erledigt werden müssen. Niemand tippt mehr ab, kein Auftrag geht unter.
Solche individuellen Anbindungen bauen wir auch für deinen Betrieb – erzähl uns im Erstgespräch, was bei dir automatisch laufen soll.
Deine Schnittstelle fehlt? Sag uns, was du brauchst →
KlimaCraft wird mit der Branche entwickelt – Schnittstellen-Wünsche fließen direkt in die Roadmap.
DATEV-Export für die Steuerkanzlei, DATANORM-Import für Großhandelskataloge, IDS-Connect für den Warenkorb-Round-Trip, GAEB X83/X84 für Ausschreibungen, E-Rechnung als XRechnung und ZUGFeRD, Anbindung des eigenen E-Mail-Postfachs sowie Webhooks und eine API für individuelle Anbindungen. Alle genannten Schnittstellen sind im Preis enthalten – es gibt bei KlimaCraft keine Aufpreise für Schnittstellen.
Ja. Leistungsverzeichnisse werden als X83 eingelesen, im System kalkuliert und als X84 normgerecht zurückgegeben. Damit lassen sich Ausschreibungen bearbeiten, ohne Positionen abzutippen.
In der Praxis liefern Großhändler DATANORM in den Versionen 4.0 und 5.0, als Voll- oder Änderungsdienst. Welche Dateien dein Großhändler bereitstellt, sehen wir uns beim Onboarding gemeinsam an und richten den Import dann ein.
Der Export liefert Buchungssätze, Debitoren- und Kreditorenstammdaten sowie die Belege in der Form, die DATEV-Kanzleien einlesen. Ob deine Kanzlei zusätzliche Vorgaben zum Kontenrahmen oder zu Buchungsschlüsseln hat, klären wir beim Onboarding – das ist in fünf Minuten abgestimmt.
Ja. Anlagenstamm, Füllmengen und die bisherige Kältemittelbilanz werden beim Onboarding übernommen, damit die Nachweisführung lückenlos weiterläuft. Was für und was gegen den Wechsel spricht, steht im Beitrag zur VDKF-LEC-Migration.
Dann sag uns Bescheid. KlimaCraft wird gemeinsam mit Betrieben entwickelt, Schnittstellenwünsche gehen direkt in die Roadmap – und für Anbindungen ohne Branchenstandard gibt es Webhooks und die API.
In der Demo zeigen wir dir, wie Datanorm, IDS und DATEV in deinem Alltag konkret ineinandergreifen.
Lieber erst eine Frage stellen? Schreib uns kurz – wir antworten persönlich, ohne Verkaufsdruck.
