Ein Rechnungsprogramm für die Kältetechnik muss zwei Dinge können: die Rechnung aus Projekt, Angebot oder Wartung übernehmen, statt dich abtippen zu lassen – und E-Rechnungen nach XRechnung und ZUGFeRD erstellen wie einlesen. KlimaCraft kann beides, DATEV-Export und Zahlungsverfolgung gleich mit.
Die Arbeit ist dokumentiert – warum sollte die Rechnung bei null anfangen? In KlimaCraft entstehen Rechnungspositionen direkt aus dem Projekt, dem Angebot oder der abgeschlossenen Wartung. Verbrauchtes Material, Rabatte und Umsatzsteuersätze sind schon dran, die Rechnungsnummer vergibt das System automatisch.
Die E-Rechnung ist im Handwerk keine Kür mehr: Laut Wachstumschancengesetz musst du im B2B-Geschäft seit dem 1. Januar 2025 E-Rechnungen empfangen können; die Pflicht zur Ausstellung folgt gestaffelt ab 2027 bzw. 2028. KlimaCraft erstellt XRechnung und ZUGFeRD mit Validierung – und liest eingehende E-Rechnungen als Eingangsrechnung ein.
Ein Rechnungsprogramm für Handwerker gibt es hundertfach, und die meisten machen ihre Arbeit gut. Fünf Fälle aus dem Alltag eines Kälte- und Klimabetriebs kommen darin trotzdem nicht vor – weil sie in anderen Gewerken nicht vorkommen.
Ein Betrieb mit 200 Wartungsverträgen schreibt keine 200 Einzelrechnungen von Hand. Aus dem Vertrag und den erledigten Wartungsgängen entsteht der Rechnungslauf – je Anlage, je Standort oder gebündelt je Kunde, so wie der Vertrag es vorsieht. Wer den Vertrag ohne Preisanpassungsklausel abgeschlossen hat, merkt das spätestens hier; wie sie aussehen sollte, steht im Ratgeber zum Wartungsvertrag für Klimaanlagen.
Nachgefülltes Kältemittel ist kein gewöhnlicher Lagerartikel. Die Menge, die auf der Rechnung steht, ist dieselbe, die im Anlagenbuch gebucht wird – mit Charge und Herkunft. Ein Programm, in dem beides getrennt geführt wird, erzeugt genau die Abweichung, die bei einer Prüfung auffällt.
Kältebetriebe fahren weit, und die Anfahrt ist selten in der Wartungspauschale enthalten. Zonen mit hinterlegtem Betrag, Fahrzeit aus der Zeiterfassung oder pauschal je Einsatz – die Regel wird einmal festgelegt und gilt dann für jede Rechnung, statt bei jeder neu diskutiert zu werden.
Ein Kühlraumausfall am Sonntagabend wird anders abgerechnet als eine Wartung am Dienstagvormittag. Zuschlagsregeln für Abend, Wochenende und Feiertag hängen am Einsatz und werden automatisch angewendet – der Monteur erfasst nur die Zeit.
Ein Kälteanlagenprojekt läuft über Monate. Abschlagsrechnungen nach Baufortschritt, Schlussrechnung mit Verrechnung der Abschläge, und daneben die Nachkalkulation, die zeigt, ob die kalkulierte Marge übrig geblieben ist. Der Zusammenhang zur Projektsteuerung ist hier kein Zusatz, sondern die Voraussetzung.
Die teuerste Rechnung ist die geschriebene, an die niemand mehr denkt. In der Offene-Posten-Liste steht je Kunde, welcher Betrag seit wie vielen Tagen aussteht – sortiert nach Alter, nicht nach Rechnungsnummer. Zahlungseingänge werden zugeordnet, Teilzahlungen bleiben sichtbar, und eine Rechnung verschwindet erst aus der Liste, wenn sie ausgeglichen ist.
Die Mahnstufen laufen als Vorlage: freundliche Zahlungserinnerung, erste Mahnung, zweite Mahnung, jede mit eigener Frist und eigenem Text. Wer im Wartungsgeschäft arbeitet, hat dabei einen Sonderfall, den ein allgemeines Programm nicht kennt – der säumige Kunde ist derselbe, dessen Anlage nächste Woche wieder gewartet werden soll. Weil Rechnung, Vertrag und Anlage in KlimaCraft am selben Kunden hängen, siehst du das, bevor der Monteur losfährt.
Und weil dieselben Daten auch die Auswertung speisen: Umsatz je Kunde, je Anlage und je Vertragsart steht im Dashboard, ohne dass jemand eine Tabelle pflegt. Das ist die Kennzahl, die zeigt, ob ein Wartungsvertrag sich rechnet – und welcher nicht.
Seit dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen im Geschäftsverkehr mit anderen Unternehmen empfangen können – ohne Übergangsfrist und unabhängig von der Betriebsgröße. Für den Versand laufen gestaffelte Übergangsfristen. Maßgeblich ist die europäische Norm EN 16931; in Deutschland gibt es zwei Ausprägungen: XRechnung als reines XML, verpflichtend gegenüber öffentlichen Auftraggebern, und ZUGFeRD als PDF mit eingebettetem XML – für Menschen lesbar und für Maschinen auswertbar zugleich.
In KlimaCraft entsteht die E-Rechnung direkt aus dem Vorgang, in beiden Formaten, mit Prüfung vor dem Versand. Eingangsrechnungen werden eingelesen und dem Projekt oder der Anlage zugeordnet, statt als PDF im Postfach zu liegen. Ein PDF-Anhang in einer E-Mail ist übrigens keine E-Rechnung im Sinne der Norm – das ist die häufigste Fehlannahme in der Umstellungsphase.
Am Monatsende geht der DATEV-Export an die Kanzlei: Buchungssätze, Debitoren und Belege in der Form, die dort eingelesen wird. Welche Schnittstellen sonst noch bereitstehen – DATANORM, IDS-Connect, GAEB –, steht auf der Seite zu den Schnittstellen.
Beide Richtungen in einem System – geschriebene Rechnungen und eingehende Lieferantenrechnungen.
Erstellen und einlesen, mit Validierung – für die Empfangspflicht seit 2025 und die kommende Ausstellungspflicht gerüstet.
Rechnungen und Zahlungen in einer Tabelle gegenübergestellt – bei langen Projekten den Überblick behalten.
Zahlungen je Rechnung erfassen – der Status „überfällig“ wird automatisch gesetzt.
Rechnungsdaten strukturiert an den Steuerberater übergeben – ohne Belege abzutippen.
Automatische Rechnungsnummern, hinterlegte Umsatzsteuersätze, Rabatte und Verträge – Versand per Mail über dein Postfach (z. B. Outlook).
Ja, beides. Ausgangsrechnungen erstellst du als XRechnung oder ZUGFeRD, inklusive Validierung vor dem Versand. Eingangsrechnungen im E-Rechnungsformat liest KlimaCraft ein – die Daten landen strukturiert in deinen Eingangsrechnungen statt als PDF im Mailpostfach.
Laut Wachstumschancengesetz gilt im B2B-Bereich seit dem 1. Januar 2025 die Pflicht, E-Rechnungen empfangen zu können. Die Pflicht zur Ausstellung kommt gestaffelt: ab 2027 für Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz, ab 2028 für alle. Mit KlimaCraft deckst du beides ab – Empfang und Erstellung.
Aus der Arbeit, die du ohnehin dokumentiert hast: Rechnungspositionen entstehen aus Projekt, Angebot oder Wartung. Verbrauchtes Material, Rabatte und die passenden Umsatzsteuersätze sind dabei – abgetippt wird nichts.
Deine Rechnungsdaten exportierst du im DATEV-Format und übergibst sie an deinen Steuerberater. Statt Belege abzutippen oder PDFs zu sammeln, bekommt die Kanzlei die Buchungsdaten strukturiert – das spart auf beiden Seiten Zeit.
Ja. Rechnungen und Zahlungen stehen sich in einer Tabelle gegenüber, jede Zahlung wird der Rechnung zugeordnet. Wird das Zahlungsziel überschritten, setzt KlimaCraft den Status automatisch auf „überfällig“ – du siehst auf einen Blick, wo du nachfassen musst.
Ein Rechnungsprogramm für Kälte- und Klimabetriebe muss mehr können als Rechnungen schreiben: E-Rechnung (XRechnung/ZUGFeRD) senden und empfangen, Abschlags- und Schlussrechnungen im Anlagenbau abbilden, Zahlungen überwachen und die Daten für DATEV aufbereiten. Der eigentliche Unterschied liegt davor: In KlimaCraft entsteht die Rechnung aus Projekt oder Wartung – Positionen, Zeiten und Material sind schon da. Generische Rechnungsprogramme können das Dokument, aber nicht die Kette dahinter.
Ja. Aus dem Wartungsvertrag und den tatsächlich erledigten Wartungsgängen entsteht ein Rechnungslauf – je Anlage, je Standort oder gebündelt je Kunde, so wie es im Vertrag steht. Bei 200 Verträgen ist das der Unterschied zwischen einem Klick und zwei Bürotagen im Monat.
Ja, und zwar aus derselben Buchung. Die Menge, die dem Kunden berechnet wird, ist dieselbe, die mit Charge und Herkunft im Anlagenbuch nach Artikel 7 der Verordnung (EU) 2024/573 steht. Getrennt geführte Systeme erzeugen hier regelmäßig Abweichungen zwischen Rechnung und Nachweis – und genau die fallen bei einer Prüfung auf.
Ja. Zuschlagsregeln für Abend, Wochenende und Feiertag hängen am Einsatz und werden automatisch angewendet; Anfahrten lassen sich nach Zone pauschalieren oder aus der erfassten Fahrzeit berechnen. Der Monteur erfasst nur die Zeit, die Regel macht den Rest.
In der Live-Demo zeigen wir dir den Weg von der abgeschlossenen Wartung zur fertigen E-Rechnung – inklusive Zahlungsverfolgung und DATEV-Export.
Lieber erst eine Frage stellen? Schreib uns kurz – wir antworten persönlich, ohne Verkaufsdruck.
