Kurz zusammengefasst: Ein Kältemittel-Nachweis ist die lückenlose Dokumentation aller Kältemittel-Vorgänge an einer Anlage – Füllmengen bei der Installation, jede Nachfüllung im Betrieb und jede rückgewonnene Menge bei Reparatur oder Stilllegung. Diese Dokumentation ist Pflicht nach der Verordnung (EU) 2024/573. Rechtliche Grundlage ist Art. 7 (Führung von Aufzeichnungen) sowie die Dichtheitskontrollpflichten nach Art. 5 der Verordnung (EU) 2024/573. Aus den einzelnen Buchungen entsteht die Mengenbilanz und – über alle Vorgänge einer Anlage hinweg – das Anlagenbuch. Aufbewahrungsfrist: mindestens 5 Jahre, für Betreiber und Fachbetrieb. Eine bestimmte Software ist nicht vorgeschrieben; Pflicht ist die Vollständigkeit, nicht das Werkzeug.
Die Verordnung (EU) 2024/573 verlangt für jede Einrichtung, die der Dichtheitskontrollpflicht unterliegt, eine Aufzeichnung über den Kältemittelbestand und seine Veränderungen. Konkret gehören diese Angaben in den Nachweis: Menge und Art des eingefüllten Kältemittels, alle nachgefüllten Mengen, alle zurückgewonnenen Mengen, die Ergebnisse der Dichtheitskontrollen sowie der ausführende Betrieb und der Prüfer. Wird recyceltes oder aufgearbeitetes Kältemittel verwendet, muss zusätzlich der Liefer- bzw. Aufarbeitungsbetrieb genannt werden. Die Aufzeichnungen sind mindestens 5 Jahre aufzubewahren.
Die folgende Tabelle ordnet jeder Pflichtangabe zu, wann sie anfällt und woher sie im Betriebsalltag kommt:
| Pflichtangabe | Wann erfassen | Quelle im Betrieb |
|---|---|---|
| Menge und Art des eingefüllten Kältemittels | Bei Installation / Anlagenaufnahme | Typenschild, Aufmaß, Waage |
| Nachgefüllte Mengen (Wartung, Leckage) | Sofort bei jeder Nachfüllung | Wartungs-/Montagebericht, Flaschen-Charge, Waage |
| Zurückgewonnene Mengen (Reparatur, Stilllegung) | Bei Absaugung / Außerbetriebnahme | Rückgewinnungsbeleg, Entsorgungsnachweis |
| Ergebnisse der Dichtheitskontrollen | Bei jeder Kontrolle (12/6/3-Monats-Intervall) | Wartungsprotokoll, Prüfbericht |
| Ausführender Betrieb und Prüfer | Bei jedem Vorgang | Sachkundenachweis, Betriebszertifikat |
| Recyceltes/aufgearbeitetes Kältemittel: Lieferbetrieb | Bei Befüllung mit recyceltem Kältemittel | Lieferschein / Zertifikat des Lieferanten |
Grundlage: Art. 7 Verordnung (EU) 2024/573 in Verbindung mit den Dichtheitskontrollpflichten. Details beantwortet das Umweltbundesamt in seinen FAQ (Link am Ende des Artikels).
Wichtig ist der Unterschied zwischen der einzelnen Buchung und dem Gesamtbild: Jede Nachfüllung und jede Rückgewinnung ist zunächst ein einzelner Vorgang. Erst wenn du alle Vorgänge einer Anlage zusammenführst, entsteht die Mengenbilanz – und über die gesamte Anlagenhistorie das Anlagenbuch. Ob eine Anlage überhaupt nachweispflichtig ist, richtet sich nach dem CO₂-Äquivalent; die Schwellen und Prüfintervalle haben wir im Grundlagenartikel zur F-Gase-Verordnung 2024 aufgeschlüsselt.
Die Mengenbilanz ist das Herzstück der Kältemittelbuchhaltung. Sie beantwortet eine einfache Frage: Stimmt der rechnerische Bestand mit dem tatsächlichen überein? Die Formel dahinter ist unspektakulär:
Anfangsbestand + Zugänge − Rückgewinnung/Entsorgung = Endbestand
Zugänge sind das eingekaufte und in Anlagen eingefüllte Kältemittel, Abgänge die zurückgewonnenen und ordnungsgemäß entsorgten Mengen. Geht die Rechnung nicht auf, ist die Differenz kein Rundungsfehler, sondern ein Signal: Entweder wurde eine Anlage undicht und hat Kältemittel verloren, oder – häufiger – eine Buchung fehlt. Genau deshalb muss die Bilanz stimmen: Eine unerklärte Differenz ist zugleich der Hinweis auf eine mögliche Leckage und der erste Punkt, an dem eine Behördenkontrolle ansetzt.
Die mit Abstand häufigste Fehlerquelle sind die Chargen. Wenn ein Monteur „irgendwas aus der Flasche im Bus“ nachfüllt und die entnommene Menge keiner Anlage zugeordnet wird, lässt sich am Jahresende weder der Flaschenbestand noch der Anlagenbestand sauber schließen. Die Flasche wandert über Wochen durch mehrere Einsätze – ohne konsequente Chargenführung wird aus der Mengenbilanz eine Schätzung. Deshalb ist die Zuordnung jeder entnommenen Menge zu einer konkreten Anlage keine Formsache, sondern die Voraussetzung dafür, dass die Bilanz überhaupt aufgeht.
Die Verordnung schreibt keine Form vor. Du darfst den Nachweis auf Papier oder in Excel führen – rechtlich völlig zulässig. Die Unterschiede zeigen sich nicht bei der Erfassung, sondern beim Zusammenführen zur Mengenbilanz und Jahre später bei der Kontrolle:
Welcher Weg der richtige ist, hängt von der Zahl deiner Anlagen und deiner bestehenden Software ab – eine pauschale Antwort gibt es nicht. Beide Software-Ansätze sind einer reinen Excel-Lösung im Alltag überlegen, sobald die Anlagenzahl steigt. Wie der Nachweis konkret als Nebenprodukt der Wartung entstehen kann, zeigt unsere Seite zum digitalen Anlagenbuch.
Rückverfolgbarkeit bedeutet: Zu jedem Kilogramm Kältemittel lässt sich sagen, woher es kam und wo es geblieben ist. Genau das leistet die Chargen-Zuordnung. Jede Flasche hat eine Charge; wird aus ihr nachgefüllt, muss die entnommene Menge einer konkreten Anlage zugeordnet werden. So entsteht eine durchgehende Kette von der Beschaffung über die Anlage bis zur Rückgewinnung oder Entsorgung.
Diese Kette ist doppelt wertvoll. Erstens schließt sie die Mengenbilanz – nur mit Chargenbezug geht die Rechnung Zugang/Abgang wirklich auf. Zweitens ist sie bei recyceltem oder aufgearbeitetem Kältemittel Pflicht: Die Verordnung verlangt Name und Anschrift des Liefer- bzw. Aufarbeitungsbetriebs. Ohne Chargenführung lässt sich Herkunft und Verbleib nicht belegen – und bei der Stilllegung fehlt der Nachweis, wohin die rückgewonnene Menge gegangen ist.
Der Kältemittel-Nachweis und das Anlagenbuch sind keine zwei getrennten Dokumente. Führst du die Nachweise über alle Vorgänge einer Anlage konsequent, entsteht das Anlagenbuch als Ergebnis von selbst: Es ist die vollständige, chronologische Aufzeichnung aller Kältemittel- und Prüfdaten einer einzelnen Einrichtung. Der Nachweis ist der Rohstoff, das Anlagenbuch das fertige Dokument, das die Behörde sehen will.
Was genau ins Anlagenbuch gehört, wer es führen muss und wie lange es aufzubewahren ist, haben wir ausführlich im Artikel Anlagenbuch für Kälteanlagen: Pflichtinhalte und Aufbewahrung beschrieben. Und weil sich das CO₂-Äquivalent aus Füllmenge und GWP ergibt, lohnt bei der Kältemittelwahl der Blick in unseren Überblick zu den GWP-Werten gängiger Kältemittel – er entscheidet mit, ab welcher Menge eine Anlage überhaupt nachweispflichtig wird.
Sieh dir an, wie der Kältemittel-Nachweis in KlimaCraft direkt aus der Wartung entsteht – mit automatischer Mengenbilanz, Chargen-Zuordnung und CO₂-Äquivalent.
Kältemittel-Nachweis ansehen →Nach Art. 7 der Verordnung (EU) 2024/573 müssen Art und Menge des eingefüllten Kältemittels, alle nachgefüllten und zurückgewonnenen Mengen, die Ergebnisse der Dichtheitskontrollen sowie der ausführende Betrieb und der Prüfer erfasst werden. Bei recyceltem oder aufgearbeitetem Kältemittel gehört zusätzlich der Lieferbetrieb in den Nachweis.
Mindestens 5 Jahre – und zwar sowohl vom Betreiber der Anlage als auch vom ausführenden Fachbetrieb. Beide müssen die Aufzeichnungen auf Verlangen der zuständigen Behörde vorlegen können.
Die Mengenbilanz gleicht Zu- und Abgänge eines Kältemittels über einen Zeitraum ab: Anfangsbestand plus alle Zugänge (eingekaufte und nachgefüllte Mengen) minus rückgewonnene und entsorgte Mengen muss den tatsächlichen Bestand ergeben. Eine unerklärte Differenz weist auf Leckagen oder auf Lücken in der Dokumentation hin.
Pflicht ist die vollständige Dokumentation, nicht eine bestimmte Software. Die Verordnung schreibt keine Form vor – Papier oder Excel sind zulässig. Für Betriebe mit vielen Anlagen ist eine Software (separat wie VDKF-LEC oder integriert in die Wartung) aber deutlich weniger fehleranfällig, weil Mengenbilanz, CO₂-Äquivalent und Fristen automatisch entstehen.
Die fehlende Chargen-Zuordnung. Wird Kältemittel „aus der Flasche im Bus“ nachgefüllt, ohne dass Charge und Menge einer Anlage zugeordnet werden, lässt sich die Mengenbilanz am Jahresende nicht mehr schließen und der Verbleib des Kältemittels ist nicht nachweisbar.
Hinweis: Dieser Artikel gibt den Stand Juli 2026 vereinfacht wieder und ersetzt keine Rechtsberatung. Maßgeblich ist der Text der Verordnung (EU) 2024/573 sowie nationale Durchführungsvorschriften.
