Kurz zusammengefasst: Das Dichtheitsprüfungs-Protokoll dokumentiert das Ergebnis der Dichtheitskontrolle an einer Kälte- oder Klimaanlage und ist nach der F-Gase-Verordnung Pflicht. Es muss bestimmte Felder enthalten – von den Anlagen- und Betreiberdaten über Kältemittel, Füllmenge und Prüfmethode bis zu Ergebnis, Prüfer und Unterschrift – und mindestens 5 Jahre aufbewahrt werden. Welche Pflichtinhalte genau hineingehören, wo du eine kostenlose Vorlage bekommst und wie das Protokoll ganz ohne Abschreiben entsteht, liest du hier.
Die Dichtheitskontrolle selbst schreibt die F-Gase-Verordnung (EU) 2024/573 vor – aber sie verlangt genauso, dass jede Kontrolle festgehalten wird. Nach Artikel 7 der Verordnung müssen Betreiber von Anlagen, die fluorierte Treibhausgase enthalten, Aufzeichnungen über die durchgeführten Dichtheitskontrollen führen: mit Datum, Ergebnis und der prüfenden Person. Diese Aufzeichnungen sind mindestens 5 Jahre aufzubewahren und der zuständigen Behörde auf Verlangen vorzulegen.
Wichtig ist die doppelte Verantwortung: Die Aufbewahrungspflicht trifft nicht nur den Betreiber, sondern auch den ausführenden Fachbetrieb. Beide müssen die Nachweise fünf Jahre bereithalten. Das Protokoll ist damit kein internes Formblatt, sondern das rechtlich maßgebliche Dokument, mit dem du belegst, dass die vorgeschriebene Kontrolle überhaupt stattgefunden hat. Eine Dichtheitsprüfung, die nicht dokumentiert ist, ist aus Sicht der Behörde nie passiert.
Die Verordnung gibt kein amtliches Formular vor, wohl aber die Angaben, die nachweisbar sein müssen. In der Praxis hat sich daraus ein fester Satz an Pflichtfeldern etabliert. Ein vollständiges Dichtheitsprüfungs-Protokoll enthält:
| Feld | Inhalt |
|---|---|
| Anlagen- & Betreiberdaten | Betreiber, Standort, Anlagenkennung/Anlagennummer, Anlagentyp |
| Kältemittel & Füllmenge | Kältemitteltyp, Füllmenge in kg und daraus berechnetes CO₂-Äquivalent in t CO₂e |
| Prüfdatum | Datum der Dichtheitskontrolle (Basis für das nächste Prüfintervall) |
| Prüfmethode | direkt (Lecksuchgerät/Schaumbildner) oder indirekt (Parameterüberwachung) |
| Ergebnis | dicht oder Leckage festgestellt |
| Leckageort & Reparatur | bei Leckage: Fundstelle, durchgeführte Reparatur, ggf. nachgefüllte Menge |
| Nachkontrolle | nach Reparatur: Termin der Wiederholungsprüfung (frühestens 24 h, spätestens 1 Monat) |
| Prüfer & Zertifikat | Name der prüfenden Person plus Zertifikat bzw. Kälteschein-Kategorie |
| Unterschrift | Unterschrift des Prüfers (auf Papier oder digital) |
Grundlage: Verordnung (EU) 2024/573, Art. 7, sowie die Angaben der UBA-FAQ zu den Dichtheitskontrollen (Links am Ende des Artikels).
Im Protokoll muss stehen, wie geprüft wurde. Die Verordnung unterscheidet zwei Ansätze:
In der Praxis werden beide oft kombiniert. Entscheidend fürs Protokoll: Die gewählte Methode wird eindeutig angekreuzt, damit nachvollziehbar bleibt, worauf das Ergebnis „dicht“ beruht.
Du musst das Protokoll nicht selbst entwerfen. Als nächstliegendes Muster kannst du unsere kostenlose Vorlage für das Wartungsprotokoll einer Klimaanlage nutzen – sie enthält bereits einen eigenen Dichtheitskontroll-Block mit den oben genannten Pflichtfeldern. Damit hast du ein sauberes Muster, das du für die Dichtheitsprüfung direkt übernehmen kannst.
Egal ob Papier oder digital: Die 5-Jahres-Frist gilt in beiden Fällen. Ein Papierprotokoll ist schnell ausgefüllt, aber genauso schnell im Ordner verschwunden oder unleserlich – und bei einer Behördenanfrage suchst du dich durch Jahrgänge. Ein digital erfasstes Protokoll landet dagegen sofort revisionssicher im Archiv, ist über die Anlage auffindbar und lässt sich auf Knopfdruck vorlegen. Die Aufbewahrungsfrist bleibt gleich, der Aufwand im Ernstfall sinkt deutlich.
Wo das Protokoll am Ende hingehört, ist ebenfalls geregelt: in die Betreiberaufzeichnungen, also das gesetzlich vorgeschriebene Anlagenbuch. Dort bildet jedes einzelne Dichtheitsprüfungs-Protokoll gemeinsam mit den Kältemittelbewegungen die lückenlose Historie der Anlage.
Das eigentliche Problem ist selten das Ausfüllen, sondern die Übertragung: Der Monteur prüft vor Ort, notiert etwas auf Papier, und später soll das jemand ins Anlagenbuch übertragen. Dabei gehen Felder verloren, Unterschriften fehlen, das CO₂-Äquivalent wird nicht nachgezogen.
In KlimaCraft entsteht das Dichtheitsprüfungs-Protokoll deshalb direkt aus der Wartung heraus: Der Monteur dokumentiert die Dichtheitskontrolle offline auf dem Tablet, wählt die Prüfmethode, hält das Ergebnis fest und bucht bei einer Leckage die Reparatur samt nachgefülltem Kältemittel. Aus Kältemittel und Füllmenge berechnet KlimaCraft das CO₂-Äquivalent automatisch, ergänzt Prüfer und Kälteschein-Kategorie aus dem Nutzerprofil und lässt direkt vor Ort unterschreiben. Das fertige Protokoll fließt automatisch ins Anlagenbuch, wird fünf Jahre als PDF archiviert und die nächste fällige Prüfung landet auf Wiedervorlage – ohne einen einzigen Übertragungsschritt.
Sieh dir an, wie das digitale Anlagenbuch von KlimaCraft jedes Dichtheitsprüfungs-Protokoll aus der Wartung übernimmt, revisionssicher archiviert und auf Knopfdruck für die Behörde bereitstellt.
Digitales Anlagenbuch ansehen →Mindestens 5 Jahre. Nach Artikel 7 der Verordnung (EU) 2024/573 bewahren sowohl der Betreiber der Anlage als auch der ausführende Fachbetrieb die Aufzeichnungen über die Dichtheitskontrollen mindestens fünf Jahre auf und legen sie der zuständigen Behörde auf Anfrage vor.
Anlagen- und Betreiberdaten, Kältemitteltyp mit Füllmenge in kg und in Tonnen CO₂-Äquivalent, Prüfdatum, die verwendete Prüfmethode (direkt oder indirekt), das Ergebnis (dicht oder Leckage), bei einer Leckage der Leckageort und die Reparatur samt Nachkontrolle sowie Name, Zertifikat bzw. Kälteschein-Kategorie und Unterschrift der prüfenden Person.
Nur zertifiziertes Personal. Die Dichtheitskontrolle darf ausschließlich eine Person mit gültiger Sachkundebescheinigung (Kälteschein) in der passenden Kategorie durchführen, und auch der Betrieb selbst braucht eine Zertifizierung nach der ChemKlimaschutzV. Genau diese Angaben – Name und Kälteschein-Kategorie – gehören ins Protokoll.
Ja. Unsere kostenlose Vorlage für das Wartungsprotokoll einer Klimaanlage enthält einen eigenen Dichtheitskontroll-Block mit allen Pflichtfeldern und lässt sich direkt als Muster nutzen. In der Praxis ist eine digitale Erfassung aber sinnvoller, weil das Protokoll dann automatisch ins Anlagenbuch fließt und fünf Jahre revisionssicher archiviert wird.
Hinweis: Dieser Artikel gibt den Stand Juli 2026 vereinfacht wieder und ersetzt keine Rechtsberatung. Maßgeblich ist der Text der Verordnung (EU) 2024/573 sowie nationale Durchführungsvorschriften.
