Ein sauberer Wartungsvertrag ist das Rückgrat planbaren Umsatzes – und die Grundlage dafür, dass Dichtheitskontrollen und Anlagenbuch nicht dem Zufall überlassen bleiben. Hier bekommst du ein praxisnahes Muster mit allen Kernparagrafen: Anlagenverzeichnis, Leistungsumfang nach VDMA 24186, Vergütung, Laufzeit – von Kältetechnikern für Kältetechniker.
Muster ohne Gewähr – vor Verwendung juristisch prüfen lassen und an den Einzelfall anpassen.
Wie du Inhalte und Pauschalen kalkulierst, welche Fehler Betriebe beim Wartungsvertrag typischerweise machen und warum Wartungsverträge dein planbarster Umsatz sind, liest du im ausführlichen Ratgeber: Wartungsvertrag für Klimaanlagen – Inhalte, Kalkulation und typische Fehler.
Die Basis für gesetzliche Prüfintervalle – pro Anlage erfasst.
Klar definierte Wartungstätigkeiten inkl. Dichtheitskontrolle nach EU 2024/573 – weniger Diskussionen, sauberere Kalkulation.
Alle kaufmännischen Kernpunkte mit blau markierten Platzhaltern zum Ausfüllen.
Wartungsvertragsvorlagen gibt es viele. Die meisten stammen aus dem allgemeinen Handwerk und lassen genau die drei Punkte offen, an denen es in der Kältetechnik später Streit gibt. In diesem Muster stehen sie drin – hier, wozu.
Das Muster ist eine Arbeitsgrundlage, kein Rechtsrat: Es ersetzt keine juristische Prüfung und sollte vor dem ersten Einsatz an die eigenen Abläufe und – bei größeren Verträgen – an den Einzelfall angepasst werden.
Damit du vor dem Download siehst, was du bekommst, und damit du einzelne Passagen direkt in deinen bestehenden Vertrag übernehmen kannst. Alle auszufüllenden Stellen sind im Muster hervorgehoben.
Das Muster ersetzt keine Rechtsberatung. Insbesondere Haftung, Gewährleistung und eine Preisanpassungsklausel sind Einzelfallfragen – wie du sie einordnest, steht im Ratgeber zum Wartungsvertrag.
Der Auftragnehmer übernimmt die regelmäßige Wartung der in § 2 aufgeführten Kälte- und Klimaanlagen. Die Wartung erfolgt in Anlehnung an das Leistungsprogramm der VDMA-Einheitsblattreihe 24186 (insbesondere Teil 3) sowie nach den Vorgaben der Hersteller und den anerkannten Regeln der Technik.
Eine Tabelle je Anlage: laufende Nummer, Anlage und Typ, Standort, Kältemittel, Füllmenge in Kilogramm und das daraus errechnete CO₂-Äquivalent in Tonnen. Diese letzte Spalte ist die wichtigste des ganzen Vertrags – an ihr hängt, ob und in welchem Intervall die Dichtheitskontrolle gesetzlich fällig wird.
Je Wartung: Sicht- und Funktionsprüfung, Reinigung der Wärmeübertrager, Kontrolle von Kondensatablauf, elektrischen Anschlüssen und Sicherheitseinrichtungen, Aufnahme der Betriebsdaten sowie die gesetzlich vorgeschriebene Dichtheitskontrolle nach Verordnung (EU) 2024/573 einschließlich Dokumentation im Anlagenbuch. Je Wartung wird ein Wartungsprotokoll erstellt und dem Auftraggeber übergeben.
Die Wartung erfolgt ein- oder zweimal jährlich im vereinbarten Zeitraum. Die gesetzlichen Dichtheitskontroll-Intervalle – abhängig vom CO₂-Äquivalent der Füllmenge – bleiben davon unberührt und werden vom Auftragnehmer überwacht und terminiert. Diese Trennung ist der Punkt, an dem die meisten Verträge unsauber werden.
Wartungspauschale netto je Anlage und Wartung oder als Jahrespauschale. Enthalten sind Arbeitszeit und Anfahrt gemäß § 3. Nicht enthalten sind Ersatzteile, Kältemittel, Reparaturen und Leistungen außerhalb des Leistungsumfangs; diese werden nach Aufwand zu den jeweils gültigen Sätzen berechnet und vorab abgestimmt.
Störungsmeldungen werden werktags innerhalb einer vereinbarten Frist bearbeitet. Einsätze außerhalb der Wartung werden nach Aufwand berechnet. Optional lässt sich eine Bereitschafts- oder Notdienstvereinbarung als Anlage ergänzen.
Der Auftraggeber gewährleistet freien und gefahrlosen Zugang zu den Anlagen, benennt einen Ansprechpartner und informiert über Änderungen an den Anlagen. Die Betreiberpflichten nach Verordnung (EU) 2024/573 bleiben beim Auftraggeber; der Auftragnehmer unterstützt durch Dokumentation und Terminüberwachung. Beide Parteien bewahren die Aufzeichnungen nach Artikel 7 der Verordnung – das Anlagenbuch – mindestens fünf Jahre auf.
Vertragsbeginn, Laufzeit von 12 oder 24 Monaten, automatische Verlängerung um jeweils 12 Monate, sofern nicht mit einer Frist von drei Monaten zum Laufzeitende gekündigt wird. Das Recht zur außerordentlichen Kündigung bleibt unberührt.
Änderungen und Ergänzungen bedürfen der Textform. Sollten einzelne Bestimmungen unwirksam sein, bleibt der Vertrag im Übrigen wirksam. Gerichtsstand ist – soweit zulässig – der Sitz des Auftragnehmers.
Die Prüfpflicht trifft rechtlich den Betreiber, nicht den Fachbetrieb. Steht sie nicht ausdrücklich im Leistungsumfang, ist offen, ob sie im Pauschalpreis enthalten ist – und ob sie überhaupt jemand terminiert. Der Vertrag sollte das Intervall an das CO₂-Äquivalent koppeln, nicht an ein festes Datum: warum sich das Intervall mit der Füllmenge verschiebt.
Der teuerste offene Punkt. Kältemittel ist durch den Phase-down zu einem Posten geworden, der eine Wartungspauschale sprengen kann – und der sich von Jahr zu Jahr ändert. Das Muster trennt deshalb Arbeitsleistung und Material sauber und regelt, ab welcher Menge gesondert abgerechnet wird. Wer das nicht regelt, subventioniert die Leckage seines Kunden.
„Unverzüglich“ ist im Störungsfall kein Maß, sondern eine Einladung zum Streit. Sinnvoll sind gestaffelte Zeiten nach Kritikalität: Kühlzelle im Lebensmittelbetrieb schneller als Bürolüftung. Genau diese Staffelung macht die Pauschale kalkulierbar – wie sich das auf den Preis auswirkt.
