Das Anlagenbuch – auch Logbuch oder Kältemittelbuch genannt – ist für dichtheitskontrollpflichtige Anlagen gesetzlich vorgeschrieben (Art. 7 der F-Gase-Verordnung EU 2024/573). Diese Vorlage enthält alles, was hinein muss: Anlagen-Stammdaten mit CO₂-Äquivalent, die chronologische Eintragstabelle für Kältemittelmengen und Dichtheitskontrollen sowie die Pflichten auf einen Blick.
Das PDF ist und bleibt kostenlos und ohne Anmeldung. Wer möchte, kann es stattdessen in zwei Schritten mit Firmennamen und Kontaktdaten versehen – das fertige Dokument kommt dann per E-Mail.
Vorlage ohne Gewähr – an Anlagentyp und betriebliche Anforderungen anpassen.
Diese drei Vorlagen gehören an derselben Anlage dazu.
Was rechtlich ins Anlagenbuch gehört, wer es führen muss und wie lange aufbewahrt wird: Anlagenbuch für Kälteanlagen – die Pflicht im Detail.
Betreiber, Standort, Anlagentyp, Kältemittel, GWP, Füllmenge und CO₂-Äquivalent – inklusive Feld für das Dichtheitsprüf-Intervall.
Datum, Tätigkeit, zugefügte und entnommene Kältemittelmengen mit Herkunft (neu/recycelt/aufgearbeitet), Ergebnis der Dichtheitskontrolle, Leckage-Behandlung, Fachbetrieb mit Zertifikat-Nr. und Unterschrift – im Querformat zum Ausdrucken.
Prüfintervalle nach CO₂-Äquivalent (5/50/500 t → 12/6/3 Monate, verdoppelt mit Leckage-Erkennungssystem), 5 Jahre Aufbewahrung, Nachkontrolle binnen eines Monats nach Leckage-Reparatur.
Die Vorlage ist pro Anlage angelegt – Seite 2 einfach kopieren, wenn die Eintragstabelle voll ist.
Damit du vor dem Download weißt, was dich erwartet – und damit du die Felder auch dann kennst, wenn du dein Anlagenbuch in einem anderen System führst. Die Gliederung folgt Artikel 7 der Verordnung (EU) 2024/573.
| Feld | Was hineingehört | Warum |
|---|---|---|
| Anlagenkennzeichen | eindeutige Nummer oder Bezeichnung, die auch am Gerät steht | Ohne eindeutige Kennung lässt sich kein Eintrag einer Anlage zuordnen – der häufigste Mangel bei Kontrollen. |
| Betreiber | Name und Anschrift des Betreibers, nicht des Fachbetriebs | Die Aufzeichnungspflicht trifft den Betreiber; der Fachbetrieb führt sie in dessen Auftrag. |
| Standort | Gebäude, Etage, Raum – bei mehreren gleichartigen Geräten mit Positionsangabe | Bei Wechsel des Wartungsbetriebs muss die Anlage auffindbar sein. |
| Anlagentyp | Splitgerät, VRF, Kaltwassersatz, Kühlzelle, Wärmepumpe | Bestimmt Prüfumfang und Wartungsintervall. |
| Kältemittel und GWP | Bezeichnung nach Anhang I oder II, dazu der GWP-Wert | Der GWP entscheidet zusammen mit der Füllmenge über die Prüfpflicht. |
| Füllmenge in kg | je Kältekreis getrennt, nicht als Summe der Anlage | Voneinander getrennte Kreise werden einzeln bewertet – die Summe führt zur falschen Prüffrist. Ausnahme: Stehen die Kreise so in Verbindung, dass eine Leckage beide gleichzeitig entleert, zählt die Summe. |
| CO₂-Äquivalent | Füllmenge × GWP ÷ 1.000, in Tonnen | Die Zahl, an der das Gesetz hängt. |
| Prüfintervall | 12, 6 oder 3 Monate; verdoppelt bei fest installiertem Leckage-Erkennungssystem | Damit der nächste Termin ohne Nachrechnen ablesbar ist. |
| Hermetisch geschlossen | Ja/Nein, mit Hinweis auf die Kennzeichnung am Gerät | Verschiebt die Einstiegsschwelle von 5 t auf 10 t. |
| Leckage-Erkennungssystem | vorhanden, Typ, letzte Funktionsprüfung | Ab 500 t CO₂e Pflicht; die Funktionsprüfung ist selbst dokumentationspflichtig. |
Eine Zeile je Vorgang, in zeitlicher Reihenfolge, ohne Lücken. Die Spalten:
| Spalte | Inhalt |
|---|---|
| Datum | Tag des Eingriffs – nicht das Datum der Rechnungsstellung |
| Art des Vorgangs | Dichtheitskontrolle, Befüllung, Entnahme, Rückgewinnung, Reparatur, Nachkontrolle, Außerbetriebnahme |
| Menge zugefügt (kg) | mit Angabe der Herkunft: Neuware, recycelt oder aufgearbeitet |
| Menge entnommen (kg) | mit Angabe des Verbleibs: Rückgewinnung, Entsorgung, Wiederverwendung |
| Ergebnis der Kontrolle | dicht / undicht, bei undicht: Fundort und Ursache |
| Methode | direkt (Lecksuchgerät, Schaumbildner) oder indirekt (Druck, Temperatur, Schauglas) |
| Nachkontrolle fällig | nach einer Reparatur innerhalb eines Monats – Datum eintragen, nicht nur ankreuzen |
| Ausführende Person | Name und Zertifikatsnummer samt Kategorie beziehungsweise Zertifikatstyp |
| Unterschrift | ausführende Person; bei Übergabe zusätzlich der Betreiber |
Jede Aufzeichnung ist mindestens fünf Jahre aufzubewahren; in der Praxis führt man das Buch am einfachsten durchgehend weiter, statt einzelne Blätter nach Frist auszusortieren. Die Aufzeichnungen sind der zuständigen Behörde auf Verlangen vorzulegen.
Erstens: die Mengenbilanz geht nicht auf. Zugefügte und entnommene Mengen werden eingetragen, aber nie gegengerechnet. Wer über zwei Jahre 4 kg nachgefüllt und nie etwas entnommen hat, hat ein Leck – das steht dann zwar im Buch, fällt aber niemandem auf, weil niemand die Spalten addiert. Zweitens: die Nachkontrolle fehlt. Die Reparatur ist dokumentiert, die Kontrolle innerhalb eines Monats danach nicht – das ist ein eigener Verstoß, unabhängig davon, dass repariert wurde. Drittens: das Buch liegt an der Anlage. Bei einem Wasserschaden im Technikraum ist damit die gesamte Fünfjahres-Historie weg, und die Beweislast liegt beim Betreiber.
