Bei der Inbetriebnahme entstehen die Zahlen, an denen später alles hängt – Kältemittel, Füllmenge, CO₂-Äquivalent und daraus der Prüftermin. Diese Vorlage hält sie fest, dokumentiert die Übergabe an den Betreiber und bringt die Inbetriebnahme-Checkliste als zweites Blatt gleich mit.
Vorlage ohne Gewähr – an Anlagentyp und betriebliche Anforderungen anpassen.
Betreiber, Anlagentyp, Seriennummern, Kälteleistung, Kältemittel mit Sicherheitsgruppe, werkseitige Füllmenge, Nachfüllung nach Rohrlänge, Gesamtfüllmenge und CO₂-Äquivalent – plus Zertifikat-Nummer des ausführenden Betriebs.
Drücke, Temperaturen, Überhitzung, Unterkühlung, Stromaufnahme, Rohrlänge und Höhendifferenz – der Ausgangswert, gegen den jede spätere Wartung gemessen wird.
Einweisung, Hinweis auf die Betreiberpflichten, mitgeteiltes Prüfintervall, übergebenes Anlagenbuch, Unterlagen, Wartungsvertrag, Notfallkontakt und Sicherheitshinweise bei A2L- und A3-Kältemitteln.
Dreißig Prüfpunkte in drei Blöcken – Mechanik und Kältekreis, Elektrik und Sicherheit, Dokumentation. Vor der Übergabe abzuarbeiten, mit Feldern für „i. O.“, „Mangel“ und Bemerkung.
Bei der Inbetriebnahme entstehen die drei Angaben, an denen später alles hängt: Kältemittel, Füllmenge und daraus das CO₂-Äquivalent. Aus dem CO₂-Äquivalent folgt das gesetzliche Prüfintervall nach Artikel 5 der Verordnung (EU) 2024/573 – zwölf Monate ab 5 t, sechs ab 50 t, drei ab 500 t. Wer diese Zahl bei der Inbetriebnahme nicht festhält, sucht sie beim ersten Wartungstermin zusammen; wer sie festhält, hat den Prüftermin ab Tag eins im Kalender.
Der zweite Grund ist die Beweislage. Ein unterschriebenes Protokoll mit Messwerten dokumentiert den Zustand bei Übergabe. Wenn zwei Jahre später Leistung fehlt, zeigt der Vergleich mit den Inbetriebnahmewerten, ob die Anlage schon immer so lief oder ob sich etwas verändert hat. Ohne Ausgangswerte ist jede Diskussion mit dem Kunden eine Behauptung gegen eine andere.
Und drittens die Betreiberpflichten: Der Kunde muss wissen, dass er Betreiber im Sinne der F-Gase-Verordnung ist, dass er Aufzeichnungen fünf Jahre aufbewahren muss und in welchem Takt kontrolliert wird. Der Punkt „Hinweis auf Betreiberpflichten erfolgt“ mit Unterschrift ist zwei Sekunden Arbeit und im Streitfall der Unterschied.
Weil sie so ankommt, wie sie gemeint ist. Ein Protokoll, das beim Kunden auf dem Tisch liegt, trägt den Namen deines Betriebs und ein Layout, in dem nichts verrutscht ist. Genau das passiert, sobald so eine Datei durch drei Word-Fassungen gegangen ist: Der Kopf sitzt schief, die Tabelle bricht um, und am Ende sieht das Dokument aus, als wäre es zwischen Tür und Angel entstanden.
Kein Formular, keine E-Mail-Adresse, keine Registrierung. Herunterladen, ausdrucken, benutzen.
Wenn du es nicht ausdrucken willst: Genau dieses Protokoll gibt es in KlimaCraft als digitales Formular. Der Monteur füllt es auf dem Tablet aus, offline im Maschinenraum, der Kunde unterschreibt direkt darauf, und die Anlagendaten schreiben sich daraus fort. Wir digitalisieren dabei die Protokolle, mit denen dein Betrieb ohnehin arbeitet, nicht umgekehrt.
Die Kilogramm stehen fast überall. Die Zahl, an der die gesetzliche Prüfpflicht hängt, ist aber Füllmenge mal GWP geteilt durch 1.000 – und die steht selten daneben. Ohne sie muss beim ersten Wartungstermin jemand nachrechnen.
Aus dem CO₂-Äquivalent folgt das Intervall. Wer es bei der Inbetriebnahme einträgt, hat den Termin ab dem ersten Tag; wer es später nachholt, hat oft eine Lücke im Nachweis.
Arbeiten am F-Gas-Kältekreis darf nur zertifiziertes Personal. Steht die Nummer nicht im Protokoll, ist der Nachweis nicht geführt – das ist der Punkt, an dem Dokumentationen bei Prüfungen am häufigsten auffallen.
Der Kunde trägt eigene Pflichten aus der Verordnung. Ein abgehakter Punkt mit Unterschrift dokumentiert, dass er davon weiß – und verschiebt die Verantwortung dorthin, wo sie rechtlich liegt.
