Der Stundenverrechnungssatz ist der Preis, den du dem Kunden pro geleisteter Arbeitsstunde in Rechnung stellst – und er muss deutlich mehr tragen als den reinen Lohn. Die direkte Antwort: Jede produktive Stunde muss den Bruttolohn, die Lohnnebenkosten (Arbeitgeberanteil), die anteiligen Gemeinkosten des Betriebs und einen Gewinnaufschlag decken. Dieser Artikel zeigt dir die Formel Schritt für Schritt, rechnet ein Beispiel für einen Monteur im Kältebetrieb durch und benennt die Fehler, die am häufigsten Geld kosten. Wichtiger Hinweis vorab: Alle Zahlen im Beispiel sind reine Beispielwerte zur Veranschaulichung – keine Marktdurchschnitte und keine Zielvorgaben.
Bevor du rechnest, musst du wissen, welche Kostenblöcke der Satz überhaupt abdecken soll. Genau hier entstehen die meisten Fehler – weil einzelne Blöcke schlicht vergessen werden.
Der Stundenverrechnungssatz baut sich in vier Schritten auf. Jeder Schritt setzt auf dem vorigen auf:
Jetzt der Durchgang mit Zahlen. Noch einmal deutlich: Alle folgenden Werte sind Beispielwerte – frei gewählt, um den Rechenweg nachvollziehbar zu machen. Sie sind ausdrücklich keine Marktdurchschnitte und für deinen Betrieb weder Richt- noch Zielwert. Setze deine eigenen Zahlen ein.
| Position | Beispielwert | Erläuterung |
|---|---|---|
| Bruttostundenlohn | 25,00 € (Beispielwert) | Angenommener Lohn des Monteurs |
| Arbeitgeber-Nebenkosten | + ca. 21 % → 5,25 € (Beispielwert) | Sozialabgaben, Umlagen (Beispielannahme ~20–22 %) |
| = Lohnvollkosten je bezahlter Stunde | 30,25 € (Beispielwert) | Schritt 1 |
| Bezahlte Jahresstunden | ca. 2.000 h (Beispielwert) | Brutto-Arbeitszeit laut Vertrag |
| – Urlaub, Feiertage, Krankheit | ca. 350 h (Beispielwert) | nicht verrechenbar |
| – unproduktive Zeiten | ca. 250 h (Beispielwert) | Lager, Werkstatt, Besprechung, Weiterbildung, Teil der Fahrzeit |
| = produktive Stunden / Jahr | ca. 1.400 h (Beispielwert) | Schritt 2 – nur diese sind verrechenbar |
| Lohnvollkosten je produktiver Stunde | 30,25 € × 2.000 h ÷ 1.400 h ≈ 43,21 € (Beispielwert) | Umlage auf die kleinere Stundenzahl |
| + Gemeinkostenzuschlag | + ca. 40 % → 17,29 € (Beispielwert) | Schritt 3 – Miete, Fahrzeuge, Verwaltung, Software (Beispielannahme) |
| = Selbstkosten je produktiver Stunde | ca. 60,50 € (Beispielwert) | Kostendeckung, noch ohne Gewinn |
| + Gewinn- & Wagniszuschlag | + ca. 12 % → 7,26 € (Beispielwert) | Schritt 4 (Beispielannahme) |
| = Stundenverrechnungssatz (netto) | ca. 67,76 € (Beispielwert) | Rechnungspreis je Arbeitsstunde, zzgl. USt. |
Der Rechenweg zeigt das Entscheidende: Aus einem Bruttolohn von 25 € (Beispielwert) wird ein Verrechnungssatz von rund 68 € (Beispielwert) – nicht durch Aufschlagswillkür, sondern weil Nebenkosten, die Umlage auf produktive Stunden, Gemeinkosten und Gewinn nacheinander dazukommen. Änderst du eine einzige Annahme – etwa die produktiven Stunden – verschiebt sich der Endwert deutlich. Damit der errechnete Satz nicht in einer Tabelle liegen bleibt, gehört er dorthin, wo er angewendet wird: in die Angebotssoftware für Kältetechnik als hinterlegter Verrechnungssatz und in das Rechnungsprogramm für Kältebetriebe, das die erfassten Stunden damit bewertet. Wie die digitale Erfassung im Betrieb insgesamt aussieht, zeigt der Leitfaden zum Digitalisieren des Kältebetriebs.
Die Formel ist immer dieselbe, nur die Zahlen sind betriebsindividuell. Trag deine ein – der Rechner läuft lokal im Browser, es wird nichts übertragen und nichts gespeichert.
Zum Gemeinkostenzuschlag: Der Prozentsatz ist die schnelle Variante, aber die ungenauere – er unterstellt, dass die Gemeinkosten proportional zum Lohn steigen. Wer seine Gemeinkosten aus der BWA kennt, trägt sie unten als Jahresbetrag in Euro ein; der Rechner teilt sie dann durch die Zahl der produktiven Köpfe und deren produktive Stunden und schlägt den Eurobetrag direkt auf. Bei 90.000 € Gemeinkosten, vier produktiven Köpfen und 1.400 produktiven Stunden sind das 16,07 € je Stunde statt der 17,29 €, die der 40-Prozent-Zuschlag ergibt – und der Verrechnungssatz sinkt von 67,76 € auf 66,40 €. Welche Variante realistischer ist, entscheidet deine BWA, nicht der Rechner.
Die Voreinstellungen entsprechen dem Rechenbeispiel oben und sind frei gewählte Beispielwerte, keine Branchenrichtwerte. Ergebnis ohne Gewähr – maßgeblich ist deine eigene Buchhaltung.
Was der Rechner nicht kann: Er kennt deine Gemeinkosten nicht. Die Zahl, die dort einzutragen ist, steht in deiner Buchhaltung – Miete, Fahrzeuge, Werkzeug, Versicherungen, Bürokraft, Software, Weiterbildung, geteilt durch die Zahl der produktiven Köpfe. Wer sie schätzt, schätzt das Ergebnis.
Von allen Stellschrauben bewegt die Zahl der produktiven Stunden den Satz am stärksten. Der Grund ist mathematisch: Sinkt die verrechenbare Stundenzahl, verteilen sich dieselben Personal- und Gemeinkosten auf weniger Stunden – der Satz pro Stunde steigt, ohne dass der Betrieb teurer geworden ist. Im Beispiel oben: Wären es statt 1.400 nur 1.250 produktive Stunden (Beispielwert), stiegen allein die Lohnvollkosten je produktiver Stunde von rund 43 € auf über 48 € – und alles Weitere baut darauf auf.
Genau deshalb ist die Zahl so gefährlich, wenn sie nur geschätzt wird. Viele Betriebe rechnen mit einer schönen, runden Produktivquote, die die Realität überzeichnet – und wundern sich, warum am Jahresende die Kalkulation nicht aufgeht. Belastbar wird die Zahl erst, wenn sie aus echten Daten kommt: aus der Zeiterfassung. Wer erfasst, wie viele Stunden tatsächlich auf Kundenaufträge gebucht werden und wie viele auf Lager, Fahrt, Werkstatt und Interna entfallen, kennt seine produktiven Stunden je Monteur – statt sie zu raten. Diese Datenquelle ist die Grundlage jeder ehrlichen Nachkalkulation.
Vier Kostenblöcke gehören zu diesem Gewerk und zu keinem anderen. Sie tauchen in keiner allgemeinen Handwerkskalkulation auf – und genau deshalb rechnen Kältebetriebe ihren Satz regelmäßig zu niedrig:
Der Kälteschein ist keine einmalige Investition mehr: Neue Zertifikate gelten sieben Jahre und werden danach durch einen Auffrischungskurs verlängert, und für brennbare Kältemittel kommt bis zum 12. März 2029 eine Aufbauschulung dazu. Lehrgang, Prüfungsgebühr und – der größere Posten – die Ausfalltage gehören auf die produktiven Stunden umgelegt. Was das kostet, steht im Kostenkapitel zum Kälteschein.
Flaschen im Lager sind gebundenes Kapital, und mit dem Phase-down wird es teurer statt billiger. Dazu Pfand, Lagerung, Transportvorschriften und der Anteil, der bei jeder Rückgewinnung nicht wiederverwendbar ist. Wer Kältemittel nur als durchlaufenden Posten behandelt, verliert die Preissteigerung zwischen Einkauf und Abrechnung.
Rückgewinnungsgerät, geeichte Waage, Vakuumpumpe, Lecksuchgerät mit regelmäßiger Kalibrierung, Manometerbatterie, Schläuche. Das ist Werkzeug, das ein Malerbetrieb nicht hat – und das Kalibrierintervall des Lecksuchgeräts ist ein wiederkehrender Posten, kein einmaliger.
Wer Gewerbekälte betreut, hat Bereitschaft – auch in den Wochen, in denen nichts passiert. Die bezahlte Bereitschaftszeit ist unproduktive Zeit und drückt die produktiven Stunden; sie gehört entweder als Zuschlag auf die Notdiensteinsätze oder in die Gemeinkosten. Beides ist vertretbar, nur „gar nicht“ ist es nicht.
Der Stundenverrechnungssatz deckt die reguläre Arbeitsstunde ab. Zwei Dinge kommen im Kältebetrieb regelmäßig obendrauf, und beide gehören vor dem ersten Auftrag geregelt, nicht danach.
Zuschläge für Notdienst und ungünstige Zeiten. Üblich ist eine Staffelung nach Abend, Nacht, Wochenende und Feiertag, jeweils als prozentualer Aufschlag auf den Grundsatz. Entscheidend ist weniger die Höhe als die Klarheit: Der Zuschlag gehört in den Wartungsvertrag oder in die AGB, mit der Definition, ab wann er greift. Ein Zuschlag, den der Kunde zum ersten Mal auf der Rechnung sieht, ist eine Diskussion – ein Zuschlag, der im Vertrag steht, ist eine Position.
Anfahrt. Drei Modelle sind verbreitet, und alle drei sind vertretbar:
Der Punkt, an dem Geld liegen bleibt: Bei einer gebündelten Tour mit vier Wartungen in derselben Region wird die Anfahrt in der Praxis oft nur einmal berechnet – gefahren wurde sie aber viermal anteilig. Wer Touren bündelt und die Anfahrt anteilig auf die Einsätze verteilt, verdient an der eigenen Planung mit, statt sie zu verschenken. Wie sich Einsätze systematisch bündeln lassen, steht im Leitfaden zur Einsatz- und Tourenplanung.
Die folgenden Fehler tauchen in der Praxis immer wieder auf – und jeder einzelne drückt entweder den Gewinn oder gefährdet die Kostendeckung:
KlimaCraft trennt in der Zeiterfassung Auftrags-, Fahrt- und interne Zeiten und liefert damit die produktiven Stunden, auf denen jeder belastbare Stundenverrechnungssatz beruht. Ein belastbarer Stundensatz steht und fällt mit der Zahl der produktiven Stunden. Sieh dir an, wie die Zeiterfassung in KlimaCraft Auftrags-, Fahrt- und interne Zeiten trennt – die echte Datenbasis für deine Kalkulation.
Zeiterfassung ansehen →In vier Schritten: Erstens die Vollkosten einer Arbeitsstunde ermitteln (Bruttolohn plus Arbeitgeber-Nebenkosten). Zweitens die tatsächlich produktiven Stunden pro Jahr bestimmen, also die bezahlten Stunden minus Urlaub, Krankheit, Feiertage und unproduktive Zeiten. Drittens die Gemeinkosten des Betriebs anteilig auf diese produktiven Stunden umlegen. Viertens einen Gewinn- und Wagniszuschlag aufschlagen. Das Ergebnis ist der Satz, den du dem Kunden pro Arbeitsstunde in Rechnung stellst.
Produktive Stunden sind die Stunden, die du einem Kunden tatsächlich in Rechnung stellen kannst. Von den bezahlten Jahresarbeitsstunden gehen Urlaub, Feiertage, Krankheit sowie unproduktive Zeiten wie interne Besprechungen, Lager- und Werkstattarbeit, Weiterbildung und ein Teil der Fahrzeiten ab. Nur der Rest ist verrechenbar – und genau auf diese Stundenzahl müssen sich alle Kosten verteilen.
Eine pauschale Zahl ist unseriös. Der Satz hängt stark vom Betrieb ab: Lohnniveau der Region, Gemeinkostenstruktur, Anteil produktiver Stunden und Gewerk unterscheiden sich erheblich. Am Markt kursieren für das Handwerk grob Spannen im mittleren bis oberen zweistelligen Eurobereich pro Stunde – aber das sind nur Anhaltspunkte, keine Zielwerte. Belastbar ist allein die eigene Kalkulation mit den echten Zahlen deines Betriebs. Eine individuelle Kalkulationshilfe bekommst du auch bei der Betriebsberatung deiner Handwerkskammer.
Weil der Lohn nur ein Teil der Kosten ist. Auf den Bruttolohn kommen die Arbeitgeber-Nebenkosten. Dann müssen sich alle Kosten auf deutlich weniger produktive Stunden verteilen, als der Monteur bezahlt bekommt. Zusätzlich trägt jede verrechenbare Stunde einen Anteil der Gemeinkosten – Miete, Fahrzeuge, Verwaltung, Software – sowie einen Gewinnaufschlag. Deshalb liegt der Verrechnungssatz regelmäßig um ein Mehrfaches über dem reinen Stundenlohn.
Weiterlesen: Wie du den Leistungsumfang und die Preise eines Wartungsvertrags kalkulierst, steht im Artikel Wartungsvertrag für Klimaanlagen richtig kalkulieren. Wie du Notdienst- und Bereitschaftszuschläge in den Satz einrechnest, steht im Beitrag zu Notdienst und Bereitschaft im Kältebetrieb. Was in einen Wartungseinsatz fachlich hineingehört und wie sich seine Dauer realistisch schätzen lässt, beschreibt der Beitrag zur Wartung nach VDMA 24186 – beides direkte Einflussgrößen auf deine Stundenkalkulation.
Hinweis: Dieser Artikel erklärt das Prinzip der Stundenverrechnungssatz-Kalkulation vereinfacht und ersetzt keine steuerliche oder betriebswirtschaftliche Beratung. Sämtliche genannten Prozentsätze und Beträge sind ausdrücklich Beispielwerte zur Veranschaulichung des Rechenwegs und keine allgemeingültigen Durchschnitts- oder Zielwerte.
OT